La implementación de WeSpeak está incluida en tu plan, sin costo aparte, y la hace nuestro equipo: relevamos tu hotel, armamos el asistente, integramos tu motor de reservas y te lo mostramos funcionando para que lo apruebes. De tu lado hay pocas cosas, pero importantes. Esta guía te cuenta el camino completo, etapa por etapa.
En resumen
| Pregunta | Respuesta corta |
|---|---|
| ¿Cuándo empieza? | Con el pago acreditado. Desde ese momento el sistema te asigna tu Account Manager. |
| ¿Quién lo hace? | Nuestro equipo arma y configura el asistente. Tu Account Manager conduce el proceso y es tu único punto de contacto. |
| ¿Cuánto tarda? | Las etapas que dependen de nosotros se completan en alrededor de una semana hábil. La conexión de WhatsApp la realiza tu hotel, con nuestro acompañamiento, y marca cuándo sales en vivo. |
| ¿Qué puede atrasarlo? | Casi siempre, dos motivos del lado del hotel: que la cuenta de Meta y la documentación de tu empresa no estén en orden cuando llega el momento de conectar WhatsApp, o que las personas a cargo del onboarding reprogramen las sesiones o no completen a tiempo las tareas que les pedimos (por ejemplo, hacer las pruebas del asistente o revisar la documentación que les enviamos). Para evitarlo, conviene preparar la cuenta de Meta desde el primer día. |
| ¿Qué necesitamos de ti? | Nombre, idioma y tono del asistente; las credenciales de tu motor de reservas; tu aprobación en la sesión de validación; y una cuenta de Meta Business lista para conectar WhatsApp. |
| ¿Tiene costo? | No. La puesta en marcha y las tres reuniones de la implementación vienen con tu plan. |
El traspaso de Ventas a Operaciones
Tu primer contacto con WeSpeak fue tu ejecutivo comercial. Cuando se acredita el pago, hacemos un traspaso oficial a Operaciones en una reunión breve, de unos 15 minutos, que lidera tu ejecutivo comercial:
- Te presenta a tu Account Manager, la persona responsable de tu cuenta desde ese día y durante toda la relación.
- Repasa con ambos lo acordado en la venta: quién es tu hotel y qué necesita resolver, tu stack (PMS, motor de reservas y channel manager), el plan y el alcance contratados y los contactos de tu equipo.
- Tu Account Manager recibe ese contexto completo y toma tu cuenta. No tienes que volver a contar nada.
En esa reunión no configuramos nada ni te pedimos formularios. Lo poco que haga falta, como las credenciales de tu motor de reservas, te lo pide tu Account Manager en una llamada.
💡 Detrás de tu Account Manager hay un especialista técnico que arma tu asistente e integra tu motor de reservas. No necesitas hablar con él: todo entra y sale por tu Account Manager. Más sobre cómo te acompañamos en Soporte de WeSpeak.
El camino, etapa por etapa
D+0 es el día de la reunión de traspaso y los días son hábiles. Las tres primeras etapas las hacemos nosotros; la cuarta la realiza tu equipo, con nuestro acompañamiento.
| Etapa | Cuándo | Qué pasa | De tu lado |
|---|---|---|---|
| 1. Presentación | D+0 | Reunión de traspaso: conoces a tu Account Manager y repasamos lo acordado. | 15 minutos de agenda. |
| 2. Armado de tu asistente | D+2 | Relevamos tu sitio web y la información de tu hotel, creamos el asistente en la plataforma, cargamos habitaciones, servicios, horarios, precios y políticas, y conectamos tu motor de reservas. | Nombre, idioma y tono del asistente, y las credenciales del motor. |
| 3. Validación y training | D+6 | Te mostramos el asistente configurado en una sesión grabada, damos un repaso de la plataforma y te explicamos cómo probar y configurar tu asistente. Es la primera de las tres reuniones de tu implementación. | Una sesión y tu aprobación del contenido. |
| 4. Conexión de WhatsApp | Depende de tu hotel | Preparas tu cuenta de Meta y conectas el número siguiendo nuestros instructivos y videos: se puede hacer 100% por tu cuenta. Si al final hace falta, coordinamos una reunión de apoyo. La conexión es siempre por API oficial. | Una cuenta de Meta Business con portafolio comercial y método de pago cargado, y una persona con permisos que haga la conexión. |
| 5. Tu asistente atiende | En marcha | Tu asistente empieza a atender a tus huéspedes. Tu Account Manager hace el seguimiento. | Monitoreo y planteo de mejoras. |
Etapa 1 · Presentación (D+0)
La reunión de traspaso descrita arriba. Al día siguiente tu Account Manager te llama para presentarse como tu punto de contacto y contarte cómo sigue el proceso.
Etapa 2 · Armado de tu asistente (D+2)
Tu asistente lo armamos juntos: nosotros hacemos el trabajo de relevar y cargar; tú confirmas lo que solo tu hotel sabe.
| Lo hacemos nosotros | De tu lado |
|---|---|
| Relevamos tu sitio web y la información pública de tu hotel, en el idioma de tu mercado (español, inglés o portugués). | Partimos de lo que ya nos entregaste en la venta. |
| Cargamos habitaciones, servicios, horarios, precios y políticas en Conocimiento. | Nos confirmas el nombre, el idioma y el tono de tu asistente: cómo atiendes hoy y cómo quieres que suene. |
| Creamos tu asistente en la plataforma e integramos tu motor de reservas para que cotice con disponibilidad y precios reales. | Nos facilitas las credenciales de tu motor de reservas (usuario, API key o código de hotel, según el sistema). |
| Revisamos toda la configuración antes de mostrártela: probamos cotizaciones para distintas fechas y tipos de habitación, verificamos moneda e impuestos y configuramos cuándo el asistente deriva a una persona. | Cuando está listo, lo revisan juntos en la sesión de validación. |
ℹ️ Lo que no cargamos no lo puede responder. Si tu hotel tiene políticas que varían por temporada, servicios con costo o condiciones especiales (mascotas, menores, early check-in), cuéntaselo a tu Account Manager en esta etapa: cada dato que falte es una pregunta que el asistente derivará a tu equipo.
Etapa 3 · Validación y training (D+6)
Es la primera de las tres reuniones incluidas en tu implementación: la de configuración y entrenamiento. En una videollamada grabada, tu Account Manager te muestra el asistente configurado: cómo responde, cómo cotiza y cómo reserva. Lo probamos juntos en vivo con algunos casos; no hace falta revisar todo en la sesión, porque después tu equipo lo prueba a su ritmo.
Después de la sesión, te pedimos que tu equipo haga sus propias pruebas en el chat de prueba de la sección Conocimiento: una cotización simple, una consulta con fechas y cantidad de personas, una pregunta de información general, algo que no esté cargado (debe derivar, no inventar) y, si la integración está activa, una reserva completa. Cualquier error, repórtalo a tu Account Manager y lo ajustamos.
Las otras dos reuniones son para después: una de entrenamiento, para profundizar en el uso de la plataforma, y una para dudas o ayuda con la conexión de WhatsApp, si la necesitas. Entre una y otra seguimos en contacto por correo, teléfono y WhatsApp.
💡 Que participe todo tu equipo. Suma a cada reunión a todas las personas que van a usar WeSpeak: no repetimos una misma reunión para distintos grupos (por ejemplo, la mitad del equipo en una y la otra mitad en otra). Si alguien se incorpora más adelante, su capacitación se contrata como Horas de servicio.
Etapa 4 · Conexión de WhatsApp (la hace tu equipo)
Es la única etapa que realiza tu hotel, porque el número y la cuenta de Meta son tuyos. Va por API oficial de Meta, no por código QR: no se cae ni depende de un teléfono encendido. Se puede hacer 100% por tu cuenta, sin necesitar nuestra ayuda: te enviamos por correo instructivos y videos paso a paso, en tu idioma.
El orden es este:
- Primero, prepara tu cuenta de Meta. Una cuenta de Meta Business con portafolio comercial y método de pago cargado, y un número sin WhatsApp activo (ni personal ni Business), o la migración de tu número actual.
- Después, conecta el número siguiendo el instructivo. Lo hace una persona con permisos de administrador en Meta.
- Al final, solo si hace falta, una reunión. Si te trabas en algún paso, coordinamos una reunión corta y te ayudamos a terminar la configuración. Para eso está la tercera reunión de tu implementación, la de dudas o ayuda con la conexión, sin costo aparte.
Mientras tanto, te acompañamos en las dudas puntuales por WhatsApp y te hacemos seguimiento cada 48 horas hasta que quedes conectado. Responder a ese seguimiento evita demoras en la salida en vivo.
Las guías de este centro de ayuda te sirven de referencia: WhatsApp, Cómo verificar tu negocio en Meta, Cómo cargar el método de pago en Meta y Costos de WhatsApp (Meta).
⚠️ Si no logramos contactarte. Si tras tres intentos de contacto y el correo con el instructivo la conexión no avanza, escalamos por correo a quien contrató la suscripción. Tu cuenta sigue activa y el seguimiento continúa, pero ten en cuenta que el plan corre desde el pago: cuanto antes conectes, antes ves valor.
Etapa 5 · Tu asistente atiende
Con WhatsApp conectado, tu asistente empieza a atender a tus huéspedes y tu implementación queda completada. Desde Chats ves las conversaciones en vivo y puedes intervenir cuando quieras; el asistente se pausa en esa conversación para no pisar la atención humana.
Después de la implementación: seguimiento
El onboarding no termina cuando sales en vivo. Tu Account Manager sigue siendo tu punto de contacto para revisar el funcionamiento, recoger tu feedback y resolver fricciones, y tu ejecutivo comercial te contacta durante el primer mes para saber cómo fue el proceso.
Para cualquier consulta tienes el soporte habitual: WhatsApp, correo, videollamada y teléfono, en los horarios de Soporte de WeSpeak.
Qué incluye y qué no
| Incluido en tu implementación | No incluido |
|---|---|
| La puesta en marcha completa del asistente: relevamiento, carga de conocimiento, configuración de tono e idioma, integración del motor de reservas. | Capacitaciones profundas después de la implementación: se contratan como Horas de servicio, en bloques de 2 horas. |
| Tres reuniones: configuración y entrenamiento, entrenamiento, y dudas o ayuda con la conexión. | Los costos de terceros, como los cobros de Meta por las conversaciones de WhatsApp. |
| Los instructivos y el acompañamiento para configurar Meta y conectar WhatsApp. Si necesitas una reunión de apoyo, es la tercera de tus reuniones de implementación. | Integraciones con sistemas que hoy no soportamos: se evalúan como solicitud a Tecnología, con sus propios plazos. |
| El seguimiento posterior de tu Account Manager. | La puesta en marcha de WeSpeak Payments, que tiene su propio pack de onboarding (ver Tipos de consumo). |
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cargar yo la información del hotel?
No. La relevamos y cargamos nosotros a partir de tu sitio web y de lo que nos entregaste en la venta. Tú confirmas lo que solo tu hotel sabe y validas el resultado en la sesión de training.
¿Puedo seguir usando mi número actual de WhatsApp?
Sí, se migra a la API oficial de Meta y conservas el número. Lo que no puede convivir es la conexión por QR con la API: es una u otra, y en WeSpeak la conexión es siempre por API.
¿Qué pasa si mi motor de reservas o PMS no está integrado?
Tu Account Manager lo canaliza como solicitud a Tecnología. Una integración nueva puede llevar desde una semana hasta varios meses según el sistema, y en las integraciones vía API el plazo empieza cuando el proveedor nos habilita el acceso. Mientras tanto, el asistente puede atender e informar sin cotizar en tiempo real.
¿Cuándo empiezan a correr el plan y la garantía?
El plan corre desde el pago acreditado. Si contrataste un plan anual con Garantía de devolución, sus 30 días se cuentan desde la reunión de traspaso. La permanencia mínima de 3 meses se cuenta desde el inicio de la implementación.
¿Y si necesito más de tres reuniones?
Las tres reuniones de la implementación vienen con tu plan; a partir de la cuarta, las capacitaciones se contratan como Horas de servicio. Las dudas puntuales nunca consumen horas.
¿Puedo activar otros canales durante el onboarding?
Sí. Instagram, Facebook Messenger, TikTok, Email y el Chat Web se conectan desde Canales cuando quieras; tu Account Manager te orienta. WhatsApp es el canal principal y por eso es el que acompañamos en la implementación.