WeSpeak Payments

WeSpeak Payments te permite cobrar la reserva por el chat: el asistente (o tu equipo) le envía al huésped un link de pago, el huésped paga en tu página de reservas con el medio que prefiera y la reserva queda confirmada y cargada en tu sistema, sin pasar por tu motor de reservas.

Esta es la guía general. La configuración y el día a día están en cinco guías más:

• Configurar tu página de reservas: los medios de pago que ofreces, el depósito, la política de cancelación, los datos del hotel y las notificaciones.
• Conectar tus medios de pago: Stripe, Mercado Pago, PayPal, PayU, Wompi, la tarjeta en garantía y los pagos manuales.
• Políticas de pago, seña e impuestos: cuánto se cobra al reservar, con y sin WeSpeak Rates.
• El link de pago y lo que ve el huésped: cómo lo genera el asistente o tu equipo y cómo paga el huésped.
• El apartado Reservas: el seguimiento de cada reserva, los cobros, los estados y la sincronización con tu PMS.

En este artículo

• Antes de empezar: lo que tiene que estar listo
• Cómo funciona
• Con WeSpeak Rates o sin WeSpeak Rates
• Integraciones compatibles
• Activar WeSpeak Payments
• Último paso: el modo de reserva del asistente
• Probar antes de abrir
• Preguntas frecuentes

Antes de empezar: lo que tiene que estar listo

WeSpeak Payments cobra y confirma reservas reales desde el primer link. Antes de que el asistente empiece a enviarlos, revisa esta lista en orden (si tienes varias propiedades, los puntos 4 a 10 se hacen en cada una):

1. WeSpeak Payments activado, desde Extras (Activar WeSpeak Payments): sin la activación no aparecen Reservas, la Configuración de Payments ni el modo de reserva WeSpeak Payments.
2. Saldo de reservas: la activación trae 50 y después sumas packs (Packs de reservas y saldo); con el saldo en cero, el asistente se detiene justo cuando iba a enviar el link.
3. Una integración que cargue la reserva en tu sistema: Channel Manager, PMS vía API, WeSpeak Engine o tu propia API (Integraciones compatibles); si no, las reservas quedan en Reservas y tu equipo las carga a mano en el PMS.
4. Tus datos en la página de reservas: contacto, horarios de check-in y check-out y dirección (Datos del hotel); si faltan, la página de pago no muestra tus datos.
5. Al menos un medio de pago conectado y activado (Conectar tus medios de pago); sin ninguno, el huésped abre el link y no puede reservar.
6. Cobrar con Stripe, Mercado Pago o PayU elegido, si quieres cobrar las tarjetas al reservar (Medios de pago); la cuenta arranca guardando la tarjeta en garantía sin cobrarla, y conectar una pasarela no lo cambia.
7. Las credenciales de producción de tu pasarela, sin errores, más la URL de eventos si usas Wompi (Conectar una pasarela); WeSpeak no las comprueba: si están mal, los pagos fallan.
8. Las instrucciones de pago de la transferencia, el link de pago y el pago en el hotel, si los ofreces (Transferencia, link de pago y pago en el hotel); sin ellas, el huésped reserva sin recibir los datos para pagarte.
9. El depósito: un tipo elegido y, si es porcentaje o monto fijo, su valor (La seña o depósito); sin depósito, los medios que cobran en línea cobran el total.
10. Tu política de cancelación en lugar del texto genérico que deja la activación (Medios de pago; con WeSpeak Rates, Políticas de cancelación); si no, el huésped acepta una política que no es la tuya.
11. Con WeSpeak Rates, cada tarifa con su política de pago (Políticas de pago); una política con configuración propia y todos sus medios apagados deja sus tarifas sin poder reservarse.
12. Los impuestos bien cargados (Impuestos): con WeSpeak Rates, asignados a cada tarifa (si no, se cobra sin impuestos); sin Rates, solo los que tu motor no suma a su precio (si no, se cobran dos veces).
13. Un correo con el aviso Reservas, en Configuración → Notificaciones (Sincronización con tu PMS); ahí llegan la confirmación de cada reserva y el aviso de las que tu PMS no aceptó, y sin él no recibes ninguno de los dos.
14. Quién registra los cobros que WeSpeak no hace: transferencias, pagos en el hotel y tarjetas en garantía (Registrar un cobro); si nadie los registra, esas reservas quedan como Esperando pago o con Pagado en 0.
15. Una reserva de prueba completa, con el cotizador $ y tu propio teléfono (Probar antes de abrir); si no, descubres los problemas con un huésped real.
16. Por último, el modo de reserva en WeSpeak Payments (Último paso); hasta entonces, el asistente sigue enviando el link de tu motor o tomando la reserva por chat.

ℹ️ Con la activación, nuestro equipo recorre esta lista contigo (ver Qué pasa después de pagar). Configurar Payments y seguir las reservas es para los roles Administrador y Supervisor; comprar en Extras y ver los datos de las tarjetas en garantía, solo para el Administrador (ver Permisos y roles).

Cómo funciona

1. El huésped consulta por WhatsApp (o por otro canal conectado) y el asistente le cotiza con tus precios y tu disponibilidad.
2. Cuando quiere reservar, el asistente le pide sus datos y le envía un link de pago. Tu equipo también puede generarlo desde el chat, con el cotizador $ (ver Cómo se genera un link de pago).
3. El huésped abre tu página de reservas, revisa el resumen, elige cómo pagar entre los medios que activaste y confirma (ver Lo que ve el huésped).
4. La reserva queda confirmada cuando la pasarela aprueba el pago (o, con la tarjeta en garantía, cuando se registra la tarjeta). Con transferencia, link de pago externo o pago en el hotel, queda confirmada en cuanto el huésped reserva en la página, y el cobro lo registras tú después. Entonces se carga en tu PMS o Channel Manager si tu integración lo permite, queda en Reservas y se descuenta una reserva de tu saldo.

Con WeSpeak Rates o sin WeSpeak Rates

WeSpeak Payments funciona con o sin WeSpeak Rates. Lo que cambia es de dónde salen los precios y cuánto puedes personalizar el cobro de cada tarifa:

El detalle está en Políticas de pago, La seña o depósito e Impuestos.

Integraciones compatibles

Que la reserva se cree sola en tu sistema depende de cómo está conectada tu cuenta (el detalle de cada tipo de conexión está en Conoce WeSpeak Rates):

Una misma marca puede estar conectada de más de una forma —por ejemplo, Cloudbeds por su motor de reservas o por la API del PMS—: lo que cuenta es cómo está conectada tu cuenta. Antes de comprar, el panel de la Activación de WeSpeak Payments, en Extras, te lo dice:

• Tu integración es compatible (en verde): tus propiedades pueden recibir la reserva.
• Recomendada para integraciones directas (en ámbar): tu integración actual no puede cargar la reserva en tu PMS; el aviso nombra la integración detectada. Puedes activar Payments igual, pero antes de pagar tienes que marcar la casilla que confirma que lo consultaste con soporte (con Consultar con soporte por WhatsApp lo vemos juntos). Si tienes varias propiedades, sale en verde solo si todas tienen una integración compatible.

ℹ️ Si usas tu propia API, la URL de creación de reservas está en Configuración → Integración personalizada. Si el campo aparece bloqueado, pídele a tu Account Manager que lo habilite. Qué tienen que cumplir tus endpoints: Integración personalizada (API propia).

Activar WeSpeak Payments

WeSpeak Payments se activa con la Activación de WeSpeak Payments, en Extras (categoría Pagos). Es un pago único que incluye la puesta en marcha hecha por nuestro equipo —medios de pago, pruebas contra tu PMS y adaptación del asistente— y 50 reservas para probar el circuito real. El precio lo ves en la tarjeta del catálogo y en la confirmación, antes de pagar; al ser trabajo de implementación, no lleva el descuento del Plan Anual. Solo un usuario Administrador puede comprarla.

1. En Extras, abre Activación de WeSpeak Payments.

2. Revisa el aviso de integración: Tu integración es compatible o Recomendada para integraciones directas (ver Integraciones compatibles). En el segundo caso, marca la casilla del aviso; hasta entonces, el botón dice Confirma el aviso de integración.

3. Haz clic en Ver T&C, lee los términos y condiciones de WeSpeak Payments y marca Acepto los términos y condiciones (la casilla se habilita después de abrirlos).

   

4. Haz clic en Continuar con el pago y confirma con Confirmar compra: se cobra a la tarjeta guardada de tu suscripción. Si ese cobro no se puede hacer, te pedimos los datos de pago.

Qué pasa después de pagar

• El panel pasa a Tu activación y te propone Configurar página de reservas, que te lleva a la configuración de tu página de reservas, en Conocimiento → Precio y Disponibilidad.
• Se acreditan 50 reservas en tu saldo, sin vencimiento. Las ves en Extras → Pack de reservas como Pack de cortesía activo, con su Saldo disponible.
• Tu Account Manager te escribe para coordinar la puesta en marcha y pedirte lo que hace falta: con qué pasarela cobras (y sus credenciales), qué medios de pago quieres ofrecer, si cobras una seña o el total y tu política de cancelación. Nuestro equipo lo configura y lo valida con una reserva de prueba completa —link, cobro y carga en tu PMS— antes de avisarte que está listo.
• Cada propiedad arranca con una configuración inicial: la tarjeta en garantía como único medio de pago, sin depósito y una política de cancelación genérica. Revísala antes de empezar (ver Medios de pago).
• El asistente sigue funcionando como hasta ahora hasta que cambies el modo de reserva a WeSpeak Payments (ver Último paso). Mientras tanto, Extras → Pack de reservas te lo recuerda con el aviso Te falta activar el proceso de reserva de WeSpeak Payments.

Packs de reservas y saldo

Cada reserva que queda confirmada descuenta una de tu saldo, la genere el asistente o tu equipo, y esté o no cargada en tu PMS:

• Con una pasarela o la tarjeta en garantía, cuando se aprueba el pago o se registra la tarjeta.
• Con transferencia, link de pago externo o pago en el hotel, en cuanto el huésped confirma la reserva en la página de pago, aunque todavía no te haya pagado.
• También cuenta una reserva que confirmas tú desde Reservas, por ejemplo al registrar su número con Sincronizar con PMS.

Los links que el huésped no completa no descuentan nada. Una reserva confirmada no vuelve al saldo si después se cancela, se reembolsa o el huésped no se presenta. Tu saldo está en Extras → Pack de reservas (Saldo disponible) y en el contador de consumo del menú lateral (Reservas).

Cuando se terminan las 50 reservas incluidas, sumas saldo con un Pack de reservas, también en Extras:

• Los packs no vencen y se acumulan al saldo que te quede.
• Se compran siempre con Recompra automática: cuando del pack queda el 10 %, se compra otro igual, para que el asistente no se corte. No se apaga por separado: es parte de WeSpeak Payments.
• Las 50 reservas de la activación no tienen recompra: compra tu primer pack antes de que se terminen.
• Si el saldo llega a cero, el asistente se detiene cuando iba a enviar el link: el huésped recibe tu mensaje de pausa y en Conversaciones ves el aviso Ayuda: Contexto con el botón Comprar reservas. Mientras no haya saldo, además, se deshabilitan el apartado Reservas, la Configuración de Payments y el link de pago del cotizador.

Para dar de baja WeSpeak Payments, en Extras → Pack de reservas haz clic en Cancelar suscripción y confirma con Dar de baja WeSpeak Payments: se apaga la recompra y el asistente vuelve al modo Enlace al motor + chat. El saldo que te queda no se pierde: lo sigues usando hasta que se agote. Para volver, usa Reactivar WeSpeak Payments y elige otra vez WeSpeak Payments en el modo de reserva.

Cómo se facturan los packs: Tipos de consumo y ¿Cómo puedo comprar servicios?.

Último paso: el modo de reserva del asistente

Con todo lo de Antes de empezar listo, cambia el modo de reserva: es lo que hace que el asistente empiece a enviar links de pago a tus huéspedes.

1. Entra a Conocimiento → Precio y Disponibilidad. La primera sección es Proceso de reserva.

2. En Modo de reserva, elige WeSpeak Payments. Se guarda solo.

   

3. Revisa las Directrices de reserva y cotización: si piden enviar el link del motor o tomar la reserva por chat, sácalo.

Qué cambia con WeSpeak Payments:

• Cuando el huésped quiere reservar, el asistente le pide sus datos y le envía el link de pago (ver Lo manda el asistente). Ya no ofrece tomar la reserva por chat: por eso desaparece Configuración crear reserva.
• Vale para todas tus propiedades: el modo de reserva es común a toda la cuenta. Lo que se configura por propiedad es la página de reservas y los medios de pago, así que déjalos listos en todas antes de elegirlo.
• Para volver atrás, elige otro modo (por ejemplo, Enlace al motor + chat).

ℹ️ Si WeSpeak Payments no aparece entre las opciones, la cuenta todavía no tiene WeSpeak Payments activo: aparece con la activación. Si aparece pero no puedes elegir ninguna opción, la sección está marcada como Revisado: apaga Marcar revisado (arriba a la derecha de la sección), cambia el modo y vuelve a marcarla.

ℹ️ Si tu panel todavía muestra la versión anterior de Conocimiento, el modo está en Conocimiento → Precio y Disponibilidad → Proceso de reserva, en Configuración del proceso de reserva: elige la opción WeSpeak Payments.

Probar antes de abrir

No hay un modo de prueba: los links son reales, y la reserva que se confirma también —llega a tu PMS, dispara las confirmaciones y descuenta una reserva de tu saldo—. Por eso conviene probar con tu propio teléfono y deshacer la prueba después:

1. Antes de cambiar el modo de reserva, escríbele a tu WhatsApp desde tu teléfono personal y, desde esa conversación en Conversaciones, genera un link de pago con el cotizador $ (ver Lo genera tu equipo desde el chat).
2. Abre el link en tu teléfono y completa la reserva como un huésped. Revisa los datos de tu propiedad, el depósito, la política de cancelación y los medios de pago que aparecen. Para probar un cobro, paga con tu tarjeta; para no cobrar nada, elige un medio manual como el pago en el hotel, si lo tienes activado.
3. En Reservas, abre el detalle de la reserva y verifica:
   • que el Método de Pago y el Estado de Pago sean los esperados (Completado con una pasarela o la tarjeta en garantía; Esperando pago con un medio manual) y que Total, Depósito, Pagado y Por Pagar coincidan con lo que viste en la página;
   • que ID RESERVA EN CANAL / PMS figure Sincronizada, con el número de tu PMS o Channel Manager, y que la reserva esté allí con las mismas fechas, habitación y tarifa;
   • que te hayan llegado las confirmaciones que activaste.
4. Deshaz la prueba: cancela la reserva en tu PMS o Channel Manager y, si pagaste, haz el reembolso desde el panel de tu pasarela. Si también necesitas que figure cancelada en WeSpeak, pídeselo a soporte.
5. Cambia el modo de reserva a WeSpeak Payments y prueba el asistente en Pruebas: pide disponibilidad, di que quieres reservar y envía tus datos. Tiene que responderte con el link de pago; no hace falta volver a pagar, porque un link que no se completa no descuenta reservas.

Si la reserva de prueba queda Sin sincronizar, Fallido o Requiere reintento, o te llega el correo "⚠️ Reserva no registrada en…", revisa tu integración antes de abrir (ver Sincronización con tu PMS).

Preguntas frecuentes

¿Cómo activo WeSpeak Payments?
Desde Extras, con la Activación de WeSpeak Payments: es un pago único que incluye la puesta en marcha y 50 reservas para empezar (ver Activar WeSpeak Payments). Después de pagar, tu Account Manager te escribe para coordinar la configuración. Si prefieres hablarlo antes, en Dashboard → Payments el botón Activar WeSpeak Payments te deja escribirnos por WhatsApp.

Activé Payments pero el asistente sigue mandando al motor de reservas.
Activar Payments no cambia lo que hace el asistente: lo decide el Modo de reserva, que tiene que estar en WeSpeak Payments (ver Último paso). Si esa opción no aparece, la activación todavía no está completa; si aparece pero no puedes elegirla, apaga Marcar revisado en esa sección. Revisa también que las Directrices de reserva y cotización no le pidan enviar el link del motor.

¿Puedo activar el link de pago para un solo hotel de mi grupo?
No: el modo de reserva es común a todas las propiedades de la cuenta. Lo que es individual es la página de reservas y los medios de pago de cada una, así que déjalos listos en todas antes de elegir WeSpeak Payments: el asistente envía el link para cualquiera de tus propiedades.

No veo el apartado Reservas, la Configuración de Payments o el interruptor Generar link de pago.
WeSpeak Payments no está activo en tu cuenta o se terminó tu saldo de reservas (ver Packs de reservas y saldo). Si no ves Conocimiento ni Reservas en el menú, tu usuario tiene el rol Usuario: pídele a un Administrador que haga la configuración (ver Permisos y roles).

¿En qué momento se contabiliza la reserva?
Cuando queda Confirmada. Generar el link crea la reserva como Pendiente, y eso no descuenta de tu saldo. Con una pasarela o la tarjeta en garantía, se confirma cuando se aprueba el pago o se registra la tarjeta; si el huésped no paga, no se cuenta. Con transferencia, link de pago externo o pago en el hotel, se confirma en el momento en que el huésped la confirma en la página de pago, aunque todavía no te haya pagado: después registras el cobro con Añadir Pago o Marcar como pagada. Si luego se cancela, no vuelve al saldo (ver Packs de reservas y saldo).

¿Qué pasa si me quedo sin reservas?
El asistente se detiene cuando iba a enviar un link de pago: el huésped recibe tu mensaje de pausa y en Conversaciones ves el aviso Ayuda: Contexto con Comprar reservas. Mientras no tengas saldo también se deshabilitan Reservas, la Configuración de Payments y el link de pago del cotizador. Con un pack comprado no debería pasar: la recompra automática repone el saldo cuando queda el 10 %. Las 50 reservas de la activación no tienen recompra: compra un pack antes de agotarlas.

¿Cómo doy de baja WeSpeak Payments?
En Extras → Pack de reservas, con Cancelar suscripción → Dar de baja WeSpeak Payments. Se apaga la recompra automática y el asistente vuelve a Enlace al motor + chat; las reservas que te quedan se siguen usando hasta agotarse.

¿Puedo probar sin cobrarle a nadie?
Sí, con tu propio teléfono: genera un link con el cotizador $ y complétalo como huésped eligiendo un medio manual, como el pago en el hotel. Ten en cuenta que la reserva de prueba es real: llega a tu PMS y descuenta una reserva de tu saldo (ver Probar antes de abrir).