Si tu sistema central es un PMS (como Oracle Opera Cloud o Cloudbeds), WeSpeak se conecta por su interfaz oficial: cada vez que un huésped consulta, el asistente le pregunta a tu PMS en ese momento la disponibilidad, y la reserva del chat se inserta directamente en tu PMS.
Cómo funciona
- Es un esquema híbrido: la disponibilidad viene de tu PMS (consultada en vivo), y los precios los controlas desde WeSpeak — o directamente desde tu PMS, usando tarifas externas.
- Cuando el huésped confirma, WeSpeak carga la reserva en tu PMS con el precio final ya calculado.
Qué necesitas para conectarte
- Tu proveedor de PMS te entrega las credenciales de acceso (claves de conexión y, según el sistema, códigos de tarifas).
- El equipo de WeSpeak mapea primero tus habitaciones y códigos de tarifa del PMS.
- Recién después creas tus tarifas en WeSpeak, cada una asociada a un código de tu PMS. Sin ese mapeo previo no se pueden crear tarifas.
Los tres tipos de tarifa (exclusivo de PMS)
| Tipo | Qué hace | ¿Se edita en WeSpeak? |
|---|---|---|
| Tarifa Externa (recomendada) | Usa los precios ya cargados en tu PMS | ❌ Se edita en el PMS |
| Tarifa Base | Defines los precios desde cero en WeSpeak | ✅ |
| Tarifa Derivada | Se calcula sobre una base (% o monto) | ✅ |
💡 Recomendación: la Tarifa Externa mantiene un solo lugar de verdad (tu PMS) y evita diferencias de precio entre canales.
Cómo crear una Tarifa Externa (paso a paso)
- En Tarifas → Lista (o desde el Calendario), pulsa Nueva Tarifa y elige Tarifa Externa — "Mapea una tarifa del PMS externo y aplica restricciones y políticas de WeSpeak Rates". La opción solo aparece si tu integración es API PMS y el sistema pudo obtener la lista de tarifas de tu PMS.
- En el selector Tarifa del PMS, elige la tarifa a mapear: cada opción muestra su nombre, su código y a cuántas habitaciones aplica. Al pasar el cursor ves las habitaciones aplicables por nombre.
- Al elegirla, el nombre se copia solo y las habitaciones compatibles quedan preseleccionadas; las no compatibles aparecen deshabilitadas con el texto "No compatible con esta tarifa del PMS".
- Completa los pasos restantes como en cualquier plan: Información Básica (el código viene fijo desde el PMS), Vigencia, Políticas, Restricciones y Resumen. No se configura precio base ni moneda: esos datos vienen del PMS en cada consulta.
En la Lista verás la tarifa con la leyenda "Precios del PMS con restricciones de WeSpeak Rates", y en el Calendario las externas se identifican en rojo (los precios no se almacenan en WeSpeak: se consultan en vivo). Sobre una externa puedes crear tarifas derivadas con descuento o recargo — el calendario las muestra como "Precio derivado del PMS", calculado en tiempo real.
Qué tarifas ve el huésped
- Si tienes tarifas creadas en WeSpeak Rates, el asistente ofrece solo esas (base, derivadas y externas). Las tarifas de tu PMS que no estén mapeadas como externas no se muestran — así controlas exactamente qué se vende por chat.
- Si no hay ninguna tarifa creada en WeSpeak Rates, se muestran las tarifas originales del PMS tal como vienen.
- Las restricciones de WeSpeak Rates (estadía mínima, cierre a llegada, etc.) se aplican sobre todas las tarifas que ofreces.
- La disponibilidad siempre manda: si no hay lugar en tu PMS, no habrá disponibilidad aunque existan tarifas en WeSpeak Rates.
Si una reserva no llegó a tu PMS
Cada reserva del apartado Reservas tiene un Estado de Sincronización PMS: Sincronizada, Pendiente o Sin sincronizar. Si alguna quedó completada en WeSpeak pero sin registrarse en tu PMS (por ejemplo, por un corte de conexión), verás un aviso: "Tienes X reservas sin sincronizar".
- Abre la reserva con Ver detalles — el campo ID RESERVA EN CANAL / PMS te dice si ya tiene número en tu sistema.
- Pulsa Sincronizar con PMS para reintentar el envío.
- Si la cargaste a mano en tu PMS, usa Editar ID de reserva en PMS para vincularla y que no vuelva a figurar como pendiente.
A tener en cuenta
- Si borras una tarifa en tu PMS, la conexión de esa tarifa en WeSpeak deja de funcionar — avísale a tu asesor antes de reestructurar tarifas.
- La disponibilidad no se edita desde WeSpeak: se maneja en tu PMS.
- Cloudbeds: no permite enviar un precio distinto al que tiene cargado, así que ahí se trabaja siempre con sus propios precios.
Preguntas frecuentes
¿La disponibilidad que cotiza el asistente está actualizada?
Sí — se consulta a tu PMS en el momento de cada cotización. A diferencia de un Channel Manager, aquí no se guarda un histórico de tarifas: cada consulta trae los valores en tiempo real.
Quiero ofrecer por chat solo algunas de las tarifas de mi PMS.
Mapea como Tarifa Externa únicamente las que quieras vender: el resto de las tarifas del PMS no se muestra al huésped (siempre que tengas al menos una tarifa creada en WeSpeak Rates).
¿Dónde veo la reserva que entró por el chat?
En tu PMS, como cualquier otra reserva, con la tarifa mapeada correspondiente.
¿Puedo tener promociones que no existen en mi PMS?
Sí: creas una Tarifa Base o Derivada en WeSpeak (por ejemplo un Last Minute), y la reserva entra a tu PMS con el precio final calculado por WeSpeak.
Estoy migrando a Cloudbeds, ¿qué tengo que hacer?
WeSpeak es partner de Cloudbeds y la conexión es directa: tu asesor habilita la integración y en Canales te aparece la tarjeta de Cloudbeds con el botón Conectar — autorizas con tu cuenta y listo. Solo asegúrate de pasar el nombre del establecimiento exactamente como figura en Cloudbeds; el mapeo de habitaciones y tarifas lo hace el equipo técnico (Cloudbeds no configura nada de su lado — es normal que te lo digan).
Uso Minihotel / HotelRunner / otro sistema, ¿qué me van a pedir?
Lo típico: los códigos de tarifas y habitaciones de tu sistema (para el mapeo) y, según el caso, el enlace donde se registran las reservas. Tu asesor te pasa la lista exacta para tu sistema.
Migré otra propiedad al mismo sistema, ¿repetimos el proceso?
Sí — cada propiedad se conecta y mapea igual que la primera; al haberlo hecho una vez, la segunda sale mucho más rápido.