El Embudo es tu CRM visual: un tablero con columnas por fase de venta (por ejemplo Consultó → Interesado → Cotizado → Reservado) y una tarjeta por contacto. De un vistazo ves en qué punto está cada posible reserva — y la IA va moviendo los leads sola a medida que la conversación avanza.
El tablero
- Cada columna es una fase; cada tarjeta, un contacto (con su canal, check-in/check-out, monto, última actividad, si tiene mensajes sin leer y si el asistente está activo o apagado en esa conversación). Al hacer clic entras a su conversación.
- Al pie de cada columna ves los montos cotizados sumados por moneda.
- Con Ordenar eliges el criterio de las tarjetas dentro de cada columna: fecha de actualización o monto, ascendente o descendente.
- Arrastra y suelta las tarjetas para cambiar a un contacto de fase.
- Al arrastrar, abajo aparecen las zonas de Ganado y Perdido:
- Al soltar en Perdido, eliges la razón de pérdida (queda registrada y alimenta las estadísticas).
- Al soltar en Ganado, el lead pasa automáticamente a la fase que tengas marcada como "ganada" (verás el aviso "Lead movido automáticamente").
- Ojo con el camino inverso: si arrastras un lead Ganado a una fase que no está marcada como ganada, su estado vuelve a "Abierto" (verás el aviso correspondiente).
- Con el botón Descargar exportas un Excel con una hoja por fase: incluye nombre, teléfono, email, canal, país, fase, check-in/check-out, fecha y hora del 1er y 2do seguimiento, monto estimado y moneda, última actualización y una columna por etiqueta. Respeta los filtros activos, exporta todos los contactos (sin límite) y muestra las fechas en la zona horaria de tu cuenta, no la de tu navegador.
ℹ️ Fase y estado son cosas distintas. La fase es la etapa del proceso (Interesado, Cotizado…). El estado del cliente es el resultado: Sin estado (sigue abierto), Ganado, Perdido o Archivado. Los filtros de Chats, Contactos y Embudo permiten combinar ambos.
La IA mueve los leads por ti
El asistente analiza cada conversación y asigna la fase automáticamente — pero solo en las fases donde tú se lo permitas:
- En la configuración de cada fase, activa "Fase autogestionada por Inteligencia Artificial" y describe en su campo de instrucciones cuándo corresponde esa fase (ej. "cuando el huésped recibió precios" para una fase Cotizado).
- Las fases sin esa opción activada solo se mueven a mano.
- Si una conversación ya está Ganada o Perdida, la IA no la toca.
ℹ️ La autoasignación por IA funciona solo cuando el asistente está activo en la conversación: si lo apagaste para un contacto (o lo atiende únicamente tu equipo), esa conversación se mueve a mano.
Cuándo un lead pasa a Perdido
Un lead puede quedar como Perdido por tres caminos distintos:
| Camino | Cuándo ocurre |
|---|---|
| La IA lo detecta en el chat | Solo cuando el huésped rechaza explícitamente ("ya reservé en otro lado", "es muy caro", "al final no viajo"). El análisis corre automáticamente después de cada respuesta del asistente y asigna la razón sola. El silencio no cuenta: que el huésped deje de responder no hace que la IA lo marque perdido. |
| Alguien del equipo lo marca a mano | Desde el chat o arrastrando la tarjeta a la zona Perdido. La razón de pérdida es obligatoria, y lo que marque el equipo queda firme: la IA no lo revierte. |
| Cierre automático por inactividad | Un proceso de la plataforma cierra las conversaciones sin actividad durante 7 días (o cuya fecha de check-in detectada ya pasó hace varios días). Si el lead seguía Abierto, queda como Perdido con razón "Sin razón". Las conversaciones pospuestas (snooze) se respetan hasta que venza el plazo, y un lead Ganado nunca se pisa: su chat se cierra, pero conserva el Ganado. |
Las razones de pérdida disponibles son: Sin disponibilidad, Precio elevado, Faltan servicios, Precios no cargados, Sin respuesta y Sin razón.
ℹ️ La razón "Sin respuesta" solo puede elegirla tu equipo a mano — la IA nunca la asigna, y las pérdidas automáticas por inactividad siempre figuran como "Sin razón" (el sistema no puede saber el motivo real). Un lead Perdido siempre se puede reabrir: cámbiale el estado a Abierto o arrástralo de vuelta a una fase.
Configura tus embudos
Desde el Embudo entra a Configura tus embudos:
- Puedes tener varios embudos (crear, editar y eliminar).
- En cada uno defines sus Fases: con Agregar Fase creas nuevas, les das nombre y color, y las reordenas con las flechas.
- Cada fase tiene tres opciones:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Fase autogestionada por Inteligencia Artificial | La IA puede asignar esta fase sola, según las instrucciones que escribas. |
| Habilitar mensaje de seguimiento en esta fase | Los contactos en esta fase reciben seguimientos automáticos (apágalo, por ejemplo, en "Reservado"). |
| Marcar lead como ganado cuando pase por esta fase | Al entrar aquí, el contacto queda como Ganado automáticamente. |
💡 En Configuración → Configuración de la plataforma puedes activar el Formulario obligatorio al cerrar chat: antes de cerrar una conversación (de a una, desde el historial o en cierres masivos), tu equipo deberá completar la fase del embudo y el Resultado (Abierto / Ganado / Perdido). Si el resultado es Perdido, la razón de pérdida es obligatoria; y Ganado solo se puede elegir si la fase seleccionada está marcada como ganada. Ideal para que el embudo nunca quede desactualizado.
Preguntas frecuentes
Mis contactos se van a "Perdidos" y desaparecen del tablero, ¿por qué?
La IA (o alguien del equipo) los marcó como perdidos — en su ficha ves "Perdido por:" con la razón. No se borraron: fíltralos por Estado del cliente → Perdido y, si corresponde, arrástralos de vuelta a una fase para reabrirlos.
Un huésped dejó de responder hace días y sigue apareciendo como abierto.
Es lo esperado: la IA solo marca Perdido ante un rechazo explícito, nunca por silencio. Si quieres cerrarlo antes, márcalo a mano con la razón "Sin respuesta"; si no, el cierre automático por inactividad lo hará a los 7 días.
Se me cerró sola una conversación que estaba abierta.
Fue el cierre automático por inactividad (7 días sin movimiento o fecha de estadía ya pasada), que mantiene el tablero y los reportes ordenados. Si la necesitas, reábrela cuando quieras — el lead vuelve a trabajarse normalmente.
¿Por qué muchos de mis perdidos figuran con razón "Sin razón"?
Son las pérdidas del cierre automático por inactividad: el sistema no puede deducir el motivo real, solo sabe que el contacto dejó de interactuar. Para tener razones detalladas en las estadísticas, marca las pérdidas a mano o deja que la IA las detecte por el contenido del chat.
Pospuse una conversación, ¿el sistema la va a cerrar igual?
No. Mientras el Posponer siga vigente, el cierre automático por inactividad la respeta.
Quiero que ciertas consultas queden en "Interesado" y el sistema las pasa a "Cotizado".
La fase la decide el texto de instrucciones de cada fase autogestionada. Edita las instrucciones de esas fases (o desactiva la autogestión de la que no quieras que la IA use) en Configura tus embudos.
¿Puedo hacer que al pasar por una fase el lead cuente como ganado?
Sí — activa "Marcar lead como ganado cuando pase por esta fase" en la fase que represente la venta cerrada.
Al asignar una fase me da error.
Suele resolverse completando los datos del contacto (check-in / check-out) y reintentando. Si persiste, repórtalo a tu asesor con el nombre del contacto.