WeSpeak Payments

WeSpeak Payments te permite cobrar la reserva al huésped directamente por el chat: el huésped cotiza, recibe un link de pago, paga con el método que prefiera y su reserva queda confirmada — todo dentro de la conversación, sin mandarlo a otra página.

En este artículo

• Cómo funciona
• Cómo se genera un link de pago
• Tu página de reservas (checkout)
• Políticas de pago
• La seña o depósito
• Medios de pago
• Monedas y conversión
• El apartado Reservas
• Estados de reserva y de pago
• Sincronización con tu PMS
• Cashback TravelCash
• Preguntas frecuentes

Cómo funciona

1. El huésped consulta por WhatsApp y el asistente confirma disponibilidad y precio.
2. El huésped recibe un link de reserva y pago.
3. Paga con el método que elija.
4. Con el pago confirmado, la reserva se crea sola en tu sistema (Channel Manager o PMS) o queda registrada en el apartado Reservas de WeSpeak.

Cómo se genera un link de pago

• Automático: cuando el huésped avanza con la reserva, el asistente arma y envía el link con tus métodos de pago configurados.
• Manual (desde el chat): tu equipo usa el botón $ del cuadro de escritura ("Generar cotización para el cliente"), que abre el cotizador en 3 pasos — fechas y ocupación → habitación y tarifa (activa el interruptor "Generar link de pago") → vista previa del mensaje, que puedes retocar con Editar mensaje antes de Enviar mensaje, Cargar en el email o Copiar link de pago.

Detalles útiles del cotizador manual:

1. Admite hasta 5 habitaciones por cotización, con hasta 10 adultos y 10 menores por habitación (edades de 1 a 17 años).
2. La opción "Incluir tarifas con códigos promocionales" te deja cotizar tarifas que el huésped normalmente solo vería con código.
3. Puedes elegir el hotel (si tienes varios) y la moneda de la cotización.
4. Las fechas no pueden ser anteriores a hoy, y la salida debe ser posterior a la entrada — el cotizador lo valida antes de consultar disponibilidad.

ℹ️ Si el interruptor "Generar link de pago" aparece deshabilitado en tu cotizador, la función no está habilitada todavía en tu cuenta: contacta a soporte para activarla.

ℹ️ El link revalida disponibilidad y precio cuando el huésped hace clic en Reservar: si algo cambió, le avisa que pida uno nuevo. Con pasarelas automáticas (Mercado Pago, Stripe) el link vence a los 12 minutos; con métodos manuales (transferencia, pago en hotel) no vence.

Tu página de reservas (checkout)

Se configura en Conocimiento → Precio y disponibilidad → Configuración de página de reservas y medio de pago. Si tienes varias propiedades, cada una se configura por separado. Verás una vista previa en vivo de lo que ve el huésped, y 4 pestañas:

La regla es siempre: primero conectar el medio de pago, después habilitarlo en el checkout.

Políticas de pago

Defines cómo cobras cada reserva:

• Pago anticipado 100 % — cobro total al reservar.
• Pago parcial — un porcentaje ahora y el resto en el hotel (por ej. 70/30).
• Tarjeta como garantía — solo guarda los datos de la tarjeta, sin cobro inmediato.
• Personalizada — la combinación que armes.

Si usas WeSpeak Rates, cada tarifa puede tener su propia política: por ejemplo, la "No Reembolsable" cobra el 100 % y la "Flexible" solo pide la tarjeta como garantía. Para cada política puedes personalizar el título y la descripción que ve el huésped, qué métodos de pago se muestran y su propio depósito — y los cambios se guardan automáticamente, sin botón de guardar.

ℹ️ Si una política de pago no tiene su propia configuración de checkout, se usa la configuración por defecto de la pestaña Checkout.

La seña o depósito

En la pestaña Checkout, la pregunta "¿Cuál monto quiere cobrar a los huéspedes como depósito?" define cuánto se cobra al reservar:

Además puedes activar "Incluir impuestos y tasas específicos al depósito": el porcentaje se calcula sobre el precio con impuestos. Ejemplo: con un depósito del 30 % y una tarifa de $100 + 10 % de impuesto ($110 total), el huésped paga $33 en lugar de $30.

Medios de pago

La regla general: antes de habilitar un método en la pestaña Checkout, primero debe existir su conexión. Para transferencia, link de pago externo y pago en el hotel, además debes cargar las instrucciones que verá el huésped antes de poder activarlos.

Monedas y conversión

1. El cobro se hace siempre en la moneda de tu pasarela. Si el huésped consulta en otra moneda, ve una conversión estimada, pero paga en tu moneda.
2. Cuando hubo conversión, el detalle de la reserva lo muestra explícitamente: "Conversión de Currency Aplicada", con la moneda en que se cotizó y el tipo de cambio usado.
3. Los pagos que registres a mano (Añadir Pago) se cargan en la moneda de pago del huésped, no en la del motor de reservas.

El apartado Reservas

Reservas (en el menú principal) es donde sigues cada transacción. Si administras varias propiedades, el filtro Complejo te deja ver una sola o todas.

Buscar y filtrar: puedes buscar por ID de reserva y filtrar por Nombre del Huésped, Estado de Pago, Estado de Reserva, Método de Pago, Estado de Sincronización PMS (Sin sincronizar / Sincronizadas / Pendientes), Creada por (qué usuario o el Asistente IA), fechas de creación, check-in y check-out, y rango de precio total.

Exportar: el botón Descargar genera un Excel con las reservas filtradas — incluye ID, fecha y hora de creación, quién la creó, estado, canal, huésped (nombre, email, teléfono, país), fechas, noches, habitaciones y tarifas, ocupación, moneda, precio total, depósito, monto pagado y por pagar, método de pago e ID de conversación.

Acciones sobre cada reserva:

Desde el detalle también puedes gestionar el cobro:

1. Añadir Pago — registra un pago parcial (por ejemplo, el saldo que el huésped abonó en recepción). Ves el total, lo ya pagado y lo que falta; si el pago completa el total, puedes marcar la reserva como completada en el mismo paso.
2. Marcar como pagada — deja el monto pagado igual al total, el "por pagar" en $0 y la reserva como completada.
3. Cancelar Reserva — cancela la reserva (con confirmación; la acción no se puede deshacer).
4. Editar Reserva — modifica cliente, fechas, habitaciones o servicios; los cambios se sincronizan con el canal.

💡 Con el botón Crear Reserva puedes registrar una reserva manual sin pasar por un link de pago — útil para reservas tomadas por teléfono o en mostrador. Eliges propiedad, fechas, habitaciones y tarifa, cargas los datos del huésped y el método (efectivo, transferencia o tarjeta).

Estados de reserva y de pago

Cada reserva tiene dos estados independientes. El Estado de Reserva mide si la reserva se concretó; el Estado de Pago mide si el dinero ya está cobrado. Por eso una reserva puede estar Confirmada con el pago aún Pendiente (por ejemplo, una transferencia que tu equipo todavía no validó).

Sincronización con tu PMS

Cuando una reserva está completada en WeSpeak pero no registrada en tu PMS (por un corte de conexión, por ejemplo), el apartado Reservas te lo avisa con un banner: "Tienes N reservas sin sincronizar" — conviene resolverlo cuanto antes para evitar overbooking. Tienes dos caminos:

1. Sincronizar — reintenta el envío automático a tu sistema.
2. Cargarla a mano — creas la reserva en tu PMS y luego, en WeSpeak, ingresas su ID o URL para marcarla como sincronizada. Ese ID queda visible en el detalle ("ID Reserva en Canal / PMS") y puedes editarlo después.

Cashback TravelCash

Si tu cuenta tiene activa la promoción TravelCash, cada huésped que paga su reserva por WeSpeak Payments recibe un 2 % de cashback en créditos de viaje. Lo esencial:

1. Son créditos de viaje, no dinero: el huésped los usa en la plataforma de TravelCash para futuras reservas; no se transfieren a una cuenta bancaria.
2. A ti no te cuesta nada: recibes el 100 % de tu tarifa.
3. Se entregan el día del checkout, no el día del pago: el huésped recibe un email de TravelCash al terminar su estadía, en el idioma de su reserva (español, inglés o portugués).
4. La cuenta se crea automáticamente con el email de la reserva — el huésped no se registra antes: entra a travelcash.me con ese mismo email y encuentra sus créditos.
5. Aplica a todos los métodos de pago que pasen por WeSpeak Payments (tarjeta, Mercado Pago, PayPal, transferencia validada, incluso efectivo registrado en el sistema). Las reservas de OTAs (Booking, Expedia…) no generan cashback.
6. La tasa del 2 % es fija — por ahora no se puede cambiar por propiedad.

Durante la reserva el huésped lo ve claro: un banner en el link de pago ("Esta reserva suma un 2 % de cashback con TravelCash") y un recuadro en la pantalla de confirmación explicando cuándo lo recibirá.

ℹ️ Con la promo activa, el asistente responde solo las dudas del huésped sobre el cashback (cuándo llega, si es dinero o créditos, etc.) y deriva las consultas operativas a soporte@travelcash.me. Si el huésped no encuentra el email de sus créditos, que revise Spam / Promociones y luego escriba a esa dirección.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago un reembolso?
Directamente desde el panel de tu pasarela (Stripe, Mercado Pago, etc.) — no desde WeSpeak, por las regulaciones de cada plataforma.

El huésped pagó por transferencia, ¿por qué el pago figura pendiente?
Las transferencias requieren que tu equipo confirme manualmente que el dinero llegó. Cuando lo verifiques, regístralo desde el detalle de la reserva con Añadir Pago o Marcar como pagada.

¿Qué pasa si falla el pago?
La reserva queda como "Fallida", el sistema reintenta hasta 3 veces y le avisa al huésped. Tú también recibes el aviso por correo y lo ves en el apartado Reservas.

¿Puedo registrar una reserva que tomé por teléfono o en el mostrador?
Sí — usa el botón Crear Reserva del apartado Reservas: se crea directamente, sin pasar por un link de pago.

¿El huésped puede pagar una parte ahora y el resto después?
Sí, con una política de pago parcial (o una seña). El detalle de la reserva siempre muestra Total, Depósito, Pagado y Por Pagar, y cada cobro adicional lo registras con Añadir Pago.

El email de confirmación le llega dos veces al huésped.
Probablemente tu PMS ya envía su propio email de confirmación. En ese caso, desactiva "Enviar email de confirmación desde WeSpeak" en la pestaña Notificaciones para evitar el duplicado.

¿Qué es el cashback TravelCash que ve el huésped?
Si tu cuenta lo tiene activo, el huésped que paga por WeSpeak Payments recibe un 2 % en créditos de viaje (no dinero) el día de su checkout, por email. A ti no te cuesta nada: recibes el 100 % de tu tarifa. Más detalles en la sección Cashback TravelCash de esta guía.

Un huésped dice que no le llegó su cashback.
Primero verifica la fecha: se emite el día del checkout, no el del pago. Si ya pasó, que revise Spam / Promociones; si sigue sin aparecer, que escriba a soporte@travelcash.me con el email que usó en la reserva.

¿Cómo activo WeSpeak Payments?
Desde el botón "Activar WeSpeak Payments" en la sección Payments del Dashboard, o pidiéndoselo a tu asesor: se habilita la función y se coordina una breve reunión para conectar tu pasarela y configurar el checkout.

Activé Payments pero el asistente sigue mandando al motor de reservas.
Dos cosas a revisar en Conocimiento → Precio y Disponibilidad: que el modo de reserva sea WeSpeak Payments (link de pago), y que haya al menos una conexión de pago activa en la configuración de la página de reservas — sin pasarela conectada, el asistente deriva al motor.

¿Puedo activar el link de pago para un solo hotel de mi grupo?
El proceso de reserva con link de pago se activa para todos los hoteles del grupo dados de alta — no por propiedad. Lo que sí es individual: cada propiedad configura su página de reservas y sus medios de pago.

El huésped no puede pagar con su tarjeta (ej. American Express) o el link no abre.
Los medios disponibles dependen de tu pasarela (qué tarjetas acepta tu cuenta de Stripe/Mercado Pago). Recuerda además que el link vence a los 12 minutos con pasarelas automáticas — puede haber expirado: genera uno nuevo. Si el problema persiste, repórtalo con el número del contacto.

Al conectar Stripe me aparecen opciones que no sé si activar.
La conexión se hace en Conexiones → Nueva Conexión, pegando las credenciales de tu cuenta. Si dudas con alguna opción del panel de Stripe, hazlo junto a tu asesor en la reunión de configuración — es parte de la puesta en marcha.