WeSpeak Rates con PMS

Si tu sistema central es un PMS con conexión por API (como Cloudbeds o Mini Hotel), WeSpeak se conecta por su interfaz oficial: cada vez que un huésped consulta, el asistente le pregunta a tu PMS en ese momento la disponibilidad, y la reserva del chat se carga directamente en tu PMS.

ℹ️ Oracle Opera Cloud se conecta de otra manera: Opera le envía a WeSpeak, en tiempo real, sus tarifas, precios, disponibilidad y restricciones, y el asistente cotiza con esos datos, igual que con un Channel Manager (mira WeSpeak Rates para Channels Managers). Las reservas del chat sí se cargan directo en Opera.

Cómo funciona

• Es un esquema híbrido: la disponibilidad viene de tu PMS (consultada en vivo), y los precios los controlas desde WeSpeak, o directamente desde tu PMS usando tarifas externas.
• Cuando el huésped completa la reserva, WeSpeak la carga en tu PMS con la tarifa y el precio que se le cotizó.

En Tarifas → Integración ves cómo está conectada tu propiedad: el Canal de Integración (tu PMS), el Tipo de Integración (API PMS) y la explicación ¿Cómo funciona esta integración?.

Qué necesitas para conectarte

1. Conectas tu PMS. Según el sistema, autorizas la conexión desde tu propia cuenta (Cloudbeds se conecta desde Canales → Integraciones, con el botón Conectar) o tu proveedor te entrega las claves de acceso a su API y, en algunos sistemas, los códigos de las tarifas que quieres vender.
2. El equipo de WeSpeak configura la integración y deja cargadas las habitaciones de tu PMS: las verás en Tarifas → Habitaciones (ahí puedes completar descripciones y fotos; las habitaciones en sí vienen del PMS).
3. Recién después creas tus tarifas en WeSpeak. Las Tarifas Base y Externas se asocian a un código de tarifa de tu PMS, que eliges de la lista que WeSpeak trae de tu sistema; las Derivadas se calculan sobre una de ellas. Mientras la integración no esté lista, el botón Nueva Tarifa aparece deshabilitado y verás el aviso "Tu integración no es compatible con WeSpeak Rates".

Los tres tipos de tarifa (la Externa es exclusiva de PMS)

💡 Recomendación: la Tarifa Externa mantiene un solo lugar de verdad (tu PMS) y evita diferencias de precio entre canales.

Cómo crear una Tarifa Externa (paso a paso)

1. En Tarifas, pulsa Nueva Tarifa y elige Tarifa Externa: "Mapea una tarifa del PMS externo y aplica restricciones y políticas de WeSpeak Rates." La opción solo aparece si tu integración es API PMS y WeSpeak pudo traer la lista de tarifas de tu PMS.

   

2. En el selector Tarifa del PMS, elige la tarifa a mapear: cada opción muestra su nombre, su código y a cuántas habitaciones aplica, y al pasar el cursor ves esas habitaciones por nombre. Las tarifas del PMS que ya usa otra tarifa de WeSpeak no aparecen en la lista.

3. Al elegirla, el nombre se completa solo y las habitaciones compatibles quedan preseleccionadas; las no compatibles aparecen deshabilitadas con el texto "No compatible con esta tarifa del PMS".

   

4. Completa los pasos restantes como en cualquier tarifa: Información Básica (el código viene fijo desde el PMS), Vigencia, Políticas, Restricciones y Resumen, y pulsa Crear Tarifa. No se configura precio base ni moneda: esos datos vienen del PMS en cada consulta.

En la Lista, las externas llevan la etiqueta Tarifa Externa en rojo (la leyenda de arriba las describe como "Precios del PMS con restricciones de WeSpeak Rates"). En el Calendario también se identifican en rojo y, en lugar de un precio, cada día muestra PMS: los precios no se guardan en WeSpeak, se consultan en vivo. Sobre una externa puedes crear tarifas derivadas con descuento o recargo (en la Lista, menú ⋯ → Crear tarifa derivada): al pasar el cursor por un día, el calendario las muestra como "Precio derivado del PMS", calculado en tiempo real.

Qué tarifas ve el huésped

• Si tienes al menos una tarifa activa en WeSpeak Rates, el asistente ofrece solo tus tarifas de WeSpeak Rates (base, derivadas y externas). Las tarifas de tu PMS que no estén mapeadas como externas no se muestran: así controlas exactamente qué se vende por chat.
• Si no hay ninguna tarifa activa en WeSpeak Rates, se muestran las tarifas originales del PMS tal como vienen.
• Solo se ofrecen las tarifas en estado Activo: las que están en Oculto, Borrador o Finalizado no se venden.
• Las restricciones de WeSpeak Rates (estadía mínima, cierre a llegada, etc.) se aplican sobre todas las tarifas que ofreces.
• La disponibilidad siempre manda: si no hay lugar en tu PMS, no habrá disponibilidad aunque existan tarifas en WeSpeak Rates.

Para ver exactamente qué ofrecería el asistente, usa Tarifas → Pruebas: eliges fechas y huéspedes y pulsas Consultar Disponibilidad y Precios (con la opción Incluir tarifas en borrador (draft) puedes probar una tarifa antes de activarla).

Si una reserva no llegó a tu PMS

WeSpeak carga cada reserva en tu PMS en cuanto el huésped completa el checkout. Si tu PMS no la acepta (por ejemplo, por un corte de conexión o porque la tarifa ya no existe), WeSpeak te avisa por correo, con el asunto "⚠️ Reserva no registrada en…" y todos los datos del huésped y de la reserva, para que la cargues a mano.

En Reservas, el detalle de cada reserva (ícono ⓘ, Ver detalles de la reserva) muestra el campo ID RESERVA EN CANAL / PMS con su estado:

• Sincronizada: ya tiene número de reserva en tu PMS.
• Sin sincronizar: está completada en WeSpeak, pero no tiene número en tu PMS. Mientras haya alguna, arriba de la lista verás el aviso "Tienes X reservas sin sincronizar" (con el botón Ver reservas) y esas filas se marcan en naranja.
• Pendiente: la reserva todavía no se completó (por ejemplo, está esperando el pago).

Para resolver una reserva sin sincronizar:

1. Cárgala a mano en tu PMS (los datos están en el correo de aviso y en el detalle de la reserva).

2. En Reservas, pulsa el ícono naranja de su fila ("¡Reserva completada! Sincronizar con PMS") o, en el detalle, el lápiz junto a ID RESERVA EN CANAL / PMS.

3. En Sincronizar con PMS, escribe el número de la reserva en tu PMS (o el enlace a la reserva) en ID de Reserva en PMS o URL y pulsa Sincronizar. La reserva pasa a Sincronizada y deja de contar en el aviso.

   

ℹ️ Sincronizar con PMS no reenvía la reserva: solo registra en WeSpeak el número que ya tiene en tu PMS. Por eso primero hay que cargarla allí. Si una reserva ya vinculada tiene el número equivocado, corrígelo con Editar ID de reserva en PMS.

A tener en cuenta

• Si borras una tarifa en tu PMS, la tarifa de WeSpeak asociada a ese código deja de funcionar: avísale a tu asesor antes de reestructurar tarifas.
• La disponibilidad no se edita desde WeSpeak: se maneja en tu PMS.
• Cloudbeds: no permite enviar un precio distinto al que tiene cargado: registra cada reserva con su propio precio (el importe que cobró WeSpeak queda en la nota de la reserva). Por eso, con Cloudbeds conviene trabajar con Tarifas Externas. Más detalles en Integración con Cloudbeds.

Preguntas frecuentes

¿La disponibilidad que cotiza el asistente está actualizada?
Sí: se consulta a tu PMS en el momento de cada cotización. A diferencia de un Channel Manager, tu PMS no le envía los cambios a WeSpeak: cada consulta trae los valores en tiempo real.

Quiero ofrecer por chat solo algunas de las tarifas de mi PMS.
Mapea como Tarifa Externa únicamente las que quieras vender: el resto de las tarifas del PMS no se muestra al huésped (siempre que tengas al menos una tarifa activa en WeSpeak Rates).

¿Dónde veo la reserva que entró por el chat?
En tu PMS, como cualquier otra reserva, con la tarifa correspondiente (en la mayoría de los sistemas, con una nota "Reserva generada a través de WeSpeak" y el detalle del pago). También la ves en Reservas, en WeSpeak: en su detalle, ID RESERVA EN CANAL / PMS muestra el número que le dio tu PMS (con Cloudbeds, es un enlace que abre la reserva en Cloudbeds).

¿Puedo tener promociones que no existen en mi PMS?
Sí: crea una Tarifa Derivada sobre una externa (por ejemplo, un 10 % menos para quien reserva por WhatsApp) o una Tarifa Base con precios propios de WeSpeak, asociada a un código de tu PMS. El asistente la cotiza con el precio calculado por WeSpeak y la reserva entra a tu PMS con ese importe, salvo en Cloudbeds, que la registra con su propio precio.

Estoy migrando a Cloudbeds, ¿qué tengo que hacer?
WeSpeak es partner de Cloudbeds y la conexión es directa: tu asesor habilita la integración y en Canales → Integraciones te aparece la tarjeta de Cloudbeds con el botón Conectar; autorizas con tu cuenta y listo. Si tienes varias propiedades, conecta cada una con un usuario de Cloudbeds que tenga acceso solo a ese hotel, y asegúrate de que el nombre del hotel en Cloudbeds coincida exactamente con el de la propiedad en WeSpeak. El mapeo de habitaciones lo hace el equipo técnico (Cloudbeds no configura nada de su lado; es normal que te lo digan). El paso a paso está en Integración con Cloudbeds.

Uso Mini Hotel u otro sistema, ¿qué me van a pedir?
Lo típico: las claves de acceso a la API de tu sistema y, en algunos casos (como Mini Hotel), los códigos de las tarifas que quieres vender. Tu asesor te pasa la lista exacta para tu sistema. Ten en cuenta que WeSpeak Rates solo funciona con sistemas que permiten cargar la reserva: si tu sistema solo se conecta leyendo tu motor de reservas, en Tarifas verás el aviso "Tu integración no es compatible con WeSpeak Rates" y no podrás crear tarifas.

Migré otra propiedad al mismo sistema, ¿repetimos el proceso?
Sí: cada propiedad se conecta y mapea igual que la primera; al haberlo hecho una vez, la segunda sale mucho más rápido.