Una promoción (una preventa, un 3x2, un descuento por estadía larga) puede llegarle al asistente por dos caminos distintos, y cuál te toca depende de cómo está conectado tu hotel. Antes de cargar nada, fíjate cuál es el tuyo: este artículo explica el camino para cuando los precios salen de tu motor de reservas.
En este artículo
- Qué camino te toca
- Cómo funcionan las promociones con precios de tu motor
- Dónde se cargan
- Cómo se carga una promoción, paso a paso
- Lo que ve el huésped
- Probarla, editarla, pausarla o eliminarla
- Preguntas frecuentes
Qué camino te toca
| Cómo está conectado tu hotel | Dónde creas la promoción | Cómo se reserva |
|---|---|---|
| Con WeSpeak Rates: una integración con un Channel Manager o con un PMS por API, o WeSpeak Engine | En Tarifas, como tarifa derivada. Lo explica Promociones con WeSpeak Rates. | El asistente la cotiza con su precio y el huésped reserva directo por el chat. |
| Con precios de tu motor de reservas (o de otro sistema que el asistente consulta): no es ni Channel Manager ni PMS por API | En Conocimiento → Promociones, como se explica en este artículo. | Si tu motor ya tiene la tarifa de la promoción, el asistente la cotiza con ese precio; si no la tiene, la reserva la cierra un asesor de tu equipo. |
💡 Si tu hotel puede usar WeSpeak Rates, ese es el camino ideal. Con Rates, WeSpeak crea la tarifa de la promoción: calcula su precio sobre tu tarifa base, aplica sus condiciones (fechas, noches mínimas, antelación, código, país) y el huésped la reserva sin esperar a nadie. Cuando los precios salen de tu motor de reservas, WeSpeak no puede crear tarifas nuevas: el asistente solo muestra lo que tu motor le devuelve.
Rates no está disponible para cualquier conexión: necesita una integración compatible, es decir, un Channel Manager o un PMS por API que pueda recibir las reservas, o WeSpeak Engine (el motor propio de WeSpeak). Si tu integración solo lee tu motor de reservas, en Tarifas verás el aviso Tu integración no es compatible con WeSpeak Rates.
Qué integración te corresponde, o cuál podrías usar, depende de tu sistema y de las integraciones que tenga WeSpeak en cada momento. Si tienes dudas, pregúntale a tu asesor: te dice cuál es la tuya y, si existe una integración compatible con Rates para tu sistema, se puede cambiar la conexión de tu hotel. Los tipos de conexión se explican en Conoce WeSpeak Rates.
Cómo funcionan las promociones con precios de tu motor
▶️ ¿Prefieres verlo en video? Ver video: configuración de promociones en Conocimiento. También está insertado más abajo, en el paso a paso.
- El asistente informa cada promoción junto a la cotización, solo para las fechas y la cantidad de personas a las que aplica. Cuando la promoción vence, deja de mencionarla solo.
- La fuente de verdad es tu motor de reservas (o el sistema donde el asistente consulta la disponibilidad). Por eso el asistente nunca calcula descuentos: muestra los precios que tu motor le devuelve.
- Todo depende de una pregunta: ¿tu motor ya tiene la tarifa de la promoción?
| Tu motor ya tiene la tarifa | Tu motor no tiene la tarifa | |
|---|---|---|
| Qué hace el asistente | Destaca la tarifa de la promoción, con su precio, y ofrece reservar con ella. | Informa la promoción sin calcular montos y avisa que la aplica un asesor. |
| Cómo se reserva | Igual que cualquier otra tarifa de tu motor. | Solo con un asesor: si el huésped quiere avanzar con ella, el asistente pasa la conversación a tu equipo. |
| Etiqueta en la lista | Tarifa del asistente | La aplica un asesor |
Dónde se cargan
En Conocimiento, abre Información del Establecimiento, cambia al modo Avanzado y despliega Promociones, la sección que está debajo de Información extra.
Si tienes varios hoteles, entra a cada uno desde el directorio de hoteles: cada hotel tiene sus propias promociones.
Cada promoción de la lista muestra su etiqueta (Tarifa del asistente o La aplica un asesor, y Pausada si la apagaste), la descripción y, abajo, sus condiciones: fechas de estadía, días de ingreso, hasta cuándo se puede reservar, personas y las tarifas elegidas.
Cómo se carga una promoción, paso a paso
En video: el tutorial recorre los dos casos, una promoción que tu motor ya tiene y una que no, y cómo probarlas en el chat de prueba.
Ver video: configuración de promociones en Conocimiento
Toca Añadir promoción.
Completa el Nombre de la promoción y la Descripción de la promoción: es lo que el asistente le transmite al huésped, así que escríbela como se la contarías al huésped (qué incluye, para qué fechas, qué condiciones tiene).
Responde la pregunta clave: ¿El asistente actualmente devuelve la tarifa de la promoción al consultar por disponibilidad? Si no lo sabes, haz una consulta en fechas de la promoción en Pruebas (el enlace del formulario la abre en otra pestaña) o en el chat de prueba de Conocimiento, como si fueras un huésped, y mira qué tarifas te cotiza.
Sí, el asistente responde con las tarifas de la promoción: elige Ingreso, Salida y Personas y toca Buscar tarifas. Es la misma consulta que hace el asistente al cotizar. Marca la tarifa que lleva la promoción; si el descuento ya está incluido en todas las tarifas, deja la lista sin marcar. Las que marcas quedan en Tarifas elegidas.
No, el asistente no cuenta con las tarifas de la promoción: sigue con las condiciones. El asistente la va a informar sin calcular montos y la reserva la cierra un asesor. Elige esta opción también si tu hotel no tiene una integración de disponibilidad.
Define las condiciones (todas son opcionales: lo que dejes vacío no limita la promoción):
- Habitaciones a las que aplica: viene marcado Todas las habitaciones; desmárcalo para elegir solo algunas.
- Fechas de estadía: la promoción aplica cuando la fecha de ingreso consultada cae en ese rango.
- Días de ingreso: para promociones que valen solo si el ingreso cae ciertos días (por ejemplo, de domingo a jueves).
- Período para reservarla: las fechas en las que el huésped puede pedirla; fuera de ellas, el asistente deja de mencionarla.
- Cantidad de personas: un Mínimo y un Máximo, para promociones solo para parejas o grupos. En reservas de varias habitaciones, el mínimo se cuenta sobre todo el grupo y el máximo sobre cada habitación.
Toca Guardar. La promoción queda en la lista con su etiqueta y sus condiciones.
⚠️ Ponle siempre una fecha de fin al Período para reservarla. Sin fin, la promoción sigue activa, y si su tarifa deja de aparecer en tu motor, el asistente pasa la consulta a un asesor.
Lo que ve el huésped
Con las dos promociones del ejemplo cargadas, un huésped consulta del domingo 17 al miércoles 20 de enero, fechas en las que aplican las dos:
- La Preventa de verano está en tu motor (Tarifa del asistente): el asistente la destaca con el precio de su tarifa y ofrece reservarla.
- El 3x2 de domingo a jueves no está en tu motor (La aplica un asesor): el asistente lo cuenta sin calcular montos y avisa que lo aplica un asesor. Si el huésped lo pide, la conversación pasa a tu equipo y el asistente envía tu mensaje de pausa.
En las fechas en las que una promoción no aplica, el asistente no la menciona.
Probarla, editarla, pausarla o eliminarla
- Probarla: en Pruebas o en el chat de prueba de Conocimiento, escribe como si fueras un huésped y consulta fechas dentro y fuera de la promoción.
- Editarla: toca el lápiz (Editar) de la promoción.
- Pausarla sin borrarla: al editarla, apaga Activa y guarda. Queda con la etiqueta Pausada y el asistente deja de mencionarla hasta que la vuelvas a activar.
- Eliminarla: toca el tacho (Eliminar) y confirma en ¿Eliminar esta promoción?. Deja de informarse en las cotizaciones y no se puede deshacer.
- Cuando vence, no tienes que hacer nada: el asistente deja de mencionarla.
Preguntas frecuentes
¿El asistente puede calcular el descuento de la promoción?
No. Con precios de tu motor de reservas, el asistente nunca calcula descuentos: cotiza con los precios que tu motor le devuelve. Si quieres que cotice la promoción con su precio, cárgala como tarifa en tu motor de reservas y márcala en Buscar tarifas. Si tu integración es compatible con WeSpeak Rates, puedes crearla como tarifa derivada y WeSpeak calcula el precio.
Mi motor no tiene la tarifa de la promoción, ¿el huésped puede reservarla por el chat?
No por su cuenta: el asistente le informa la promoción y, si la quiere, pasa la conversación a tu equipo para que un asesor la aplique y cierre la reserva.
Tengo varios hoteles, ¿cargo la promoción una sola vez?
No: cada hotel tiene sus propias promociones. Cárgala en la ficha de cada hotel donde aplique, desde el directorio de hoteles.
Tenía mis promociones cargadas en Información Extra, ¿qué hago?
Pásalas a Promociones: ahí cada una tiene sus fechas y condiciones, y el asistente deja de mencionarla cuando vence. Una instrucción de Información Extra no tiene vencimiento, así que bórrala para que no quede información repetida o vieja.
La promoción venció, ¿tengo que borrarla?
No hace falta: el asistente deja de mencionarla sola. Puedes eliminarla si quieres limpiar la lista.
¿Cómo sé si mi hotel puede usar WeSpeak Rates?
Pregúntale a tu asesor: te dice qué integración tiene tu hotel y, si existe una compatible con Rates para tu sistema, cómo cambiarla. Con Rates, lo ideal es crear la promoción como tarifa derivada: el asistente la cotiza con su precio y el huésped la reserva directo, sin pasar por un asesor. El paso a paso está en Promociones con WeSpeak Rates.