Quando o assistente precisa da sua equipe — um hóspede pediu para falar com uma pessoa, quer reservar, ou algo requer atenção — ou acontece algo importante na sua conta, o WeSpeak te avisa por e-mail e dentro do painel. Aqui você configura qual e-mail recebe cada tipo de aviso, para que cada pessoa receba só o que é dela: as reservas para a recepção, as quedas de canal para a TI, os encaminhamentos para a equipe de vendas.
Onde se configura
Em Configurações, cartão Notificações. Ali você vê a lista de e-mails que recebem avisos; cada um mostra quais avisos recebe (ou Todos os avisos) e tem três controles:
- Editar (lápis): muda o e-mail ou os avisos que ele recebe.
- Excluir (lixeira): tira o e-mail da lista.
- Interruptor: pausa o e-mail — ele deixa de receber todos os avisos, mas fica salvo para você reativá-lo quando quiser. Um e-mail pausado aparece em cinza com a etiqueta Pausado.
Cada alteração é salva na hora (você verá "Notificações atualizadas"). Você pode ter até 20 e-mails. Os papéis Administrador e Supervisor podem editar este cartão (veja Permissões e Papéis).
ℹ️ Se você nunca configurou a lista, verá o e-mail de notificações que já tinha com Todos os avisos: ele continua recebendo tudo, como antes. A partir dali você pode adicionar mais e-mails ou distribuir os avisos.
Adicionar e-mails
- Clique em Adicionar e-mails.
- Escreva o e-mail. Para adicionar vários de uma vez, pressione Enter, espaço ou vírgula depois de cada um — ou cole uma lista inteira.
- Em Quais avisos recebem, marque os tipos de aviso (ou Marcar todos). Todos os e-mails que você adicionar juntos ficam com os mesmos avisos; depois você pode editar cada um separadamente.
- Salvar.
O e-mail de faturamento
No fim da lista aparece, com um cadeado, o E-mail de faturamento da sua conta. Ele é editado em Empresa (não em Notificações) e não pode ser pausado nem excluído: ele sempre recebe os avisos de faturamento e os de limite de conversas. Se os avisos de pagamento precisam chegar a outra pessoa —por exemplo, ao financeiro—, altere o e-mail de faturamento: veja Faturas e e-mail de faturamento.
"Ninguém receberá por e-mail os avisos de…"
Se nenhum e-mail ativo tem um tipo de aviso, o cartão te alerta em amarelo: "Ninguém receberá por e-mail os avisos de: …". Atribua esse aviso a algum e-mail (ou reative um pausado) para não perdê-lo.
Os tipos de aviso
| Aviso | O que te avisa |
|---|---|
| Assistente pausado | O assistente parou e uma pessoa precisa assumir a conversa: o hóspede pediu para falar com um agente, quer reservar, pediu fatura, um hóspede hospedado precisa de assistência… O e-mail inclui o contexto da conversa, para retomá-la sem ler todo o histórico. |
| Canais | Um canal se desconectou ou precisa ser reconectado (WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, e-mail), ou a Meta restringiu seus envios (por exemplo, por um pagamento pendente na sua conta da Meta). |
| Limite de conversas | Você está se aproximando ou atingiu o limite do seu plano (80%, 95% e 100%). Também chega sempre ao e-mail de faturamento. |
| Reservas | Cada reserva confirmada e as que o seu PMS ou Channel Manager não aceitou ("⚠️ Reserva não registrada em…"). |
| Incidentes de suporte | Novidades dos seus incidentes com a WeSpeak: recebido, aguardando sua resposta, fechado automaticamente. |
| Números e chamadas | Seus números virtuais e seu saldo de chamadas (WeSpeak Voice). |
| Integrações | Quartos novos do seu motor de reservas que foram adicionados sozinhos. |
ℹ️ Números e chamadas só aparece se você usa o WeSpeak Voice. Se ainda não tem, não se preocupe: os e-mails com Todos os avisos começam a recebê-los sozinhos quando você começar a usar o WeSpeak Voice.
ℹ️ Faturamento (lembretes de pagamento, renovações, comprovantes, compras de extras) não é atribuído nesta lista: vai sempre para o e-mail de faturamento de Empresa.
Detalhes de cada aviso
- Canal desconectado: quando WhatsApp, Instagram ou Facebook perdem a conexão (por exemplo, porque a Meta invalidou o acesso), você verá o aviso "O seu canal foi desconectado. Vá a Canais para reconectar." O mesmo aviso não se repete mais de uma vez a cada 30 minutos por canal, para não te saturar.
- WhatsApp por código QR: antes de te avisar, o sistema verifica que a desconexão seja real e a comprova de novo (aos 30 e aos 60 minutos) — assim os cortes momentâneos do telefone não geram falsos alarmes. Além disso, durante os primeiros 4 dias após conectar o canal esses avisos não são enviados (é normal que a conexão se estabilize no início).
- Limite de conversas: cada limite (80%, 95% e 100%) avisa uma só vez por ciclo — você não receberá o mesmo aviso repetido.
- Incidentes: se uma ocorrência ficar aguardando sua resposta por 7 dias, ela se fecha sozinha e você recebe o aviso "Sua ocorrência foi fechada automaticamente por falta de resposta".
O alerta de inatividade
Em Configurações, cartão Geral, você pode ativar "Alertar sobre inatividade em conversa pausada após": se uma conversa ficou pausada (esperando a sua equipe) e ninguém a atende no tempo que você escolher, você recebe o lembrete "Conversa pausada sem resposta". Os tempos disponíveis vão de 10 ou 30 minutos, passando por 1 a 6 horas, até 12 horas ou 1 dia — ou Desativado se você não quiser o lembrete.
Os alertas dentro do painel
Além do e-mail, os avisos que pedem uma ação aparecem no painel, em Novidades → Alertas (barra lateral): os encaminhamentos do assistente, seus incidentes, os canais que precisam ser reconectados ou com envios restritos, e os avisos de números e chamadas. Cada alerta te diz o motivo e te leva direto com os botões Ver conversa ou Ver ocorrência. É a forma mais rápida de trabalhar a fila de encaminhamentos do dia.
Alguns dos motivos que você verá (conforme o que o assistente detectou):
- "Usuário solicitou falar com assessor"
- "Cliente quer fazer uma reserva"
- "Hóspede precisa de assistência urgente"
- "Solicitação de fatura" / "Cliente solicita informações para pagamentos"
- "Solicitação de cancelamento ou modificação"
- "Consulta sobre preços e disponibilidade" (quando requer revisão da sua equipe)
- "Conversa requer revisão" — o assistente preferiu frear e pedir um olhar humano.
- "Conversa pausada sem resposta" — o lembrete de inatividade que você configurou.
- "Possível alucinação detectada — assistente pausado" — o controle de qualidade detectou uma possível resposta incorreta e pausou o assistente nessa conversa para que sua equipe a revise.
Perguntas frequentes
Como faço para que as reservas cheguem à recepção e as quedas de canal à TI?
Em Configurações → Notificações, adicione o e-mail da recepção com o aviso Reservas e o da TI com Canais. Cada e-mail recebe só o que você marcou para ele.
Posso parar de receber avisos por um tempo sem excluir o e-mail?
Sim: desligue o interruptor dele e ele fica Pausado. Para voltar a receber, ligue-o de novo; ele mantém os avisos que tinha.
Aparece "Ninguém receberá por e-mail os avisos de…".
Nenhum e-mail ativo tem esse tipo de aviso. Edite um e-mail e marque-o, ou reative um pausado.
Não consigo editar nem pausar o e-mail de faturamento.
Ele é alterado em Empresa. Esse e-mail sempre recebe o faturamento e os avisos de limite de conversas.
Adicionei um e-mail com todos os avisos e as faturas não chegam a ele.
É o esperado: os avisos de faturamento só chegam ao e-mail de faturamento. Se essa pessoa precisa recebê-los, altere o e-mail de faturamento em Informações da Empresa. Detalhes em Faturas e e-mail de faturamento.
Não vejo "Números e chamadas" na lista de avisos.
Só aparece se você usa o WeSpeak Voice. Os e-mails com Todos os avisos passam a recebê-lo sozinhos quando você começar a usá-lo.
Antes eu recebia o aviso quando pediam um agente e agora não.
Verifique se algum e-mail ativo (não pausado) tem o aviso Assistente pausado, e confira a pasta de spam. Tenha em conta que o faturamento vai sempre para o e-mail de faturamento de Empresa.
Posso receber um e-mail quando o assistente termina encaminhando para um agente?
Sim — é o aviso Assistente pausado: chega aos e-mails que o têm marcado, com o contexto da conversa, e também como alerta no painel.
O assistente prometeu encaminhar para um agente e nada me chegou.
Primeiro confira se algum e-mail ativo tem Assistente pausado. Se estiver tudo certo, reporte com a mãozinha para baixo sobre essa resposta do assistente: pode ser um caso a ajustar nas regras de parada dele.