Se o seu sistema central é um PMS com conexão por API (como Cloudbeds ou Mini Hotel), o WeSpeak se conecta pela interface oficial dele: sempre que um hóspede consulta, o assistente pergunta ao seu PMS naquele momento a disponibilidade, e a reserva do chat é cadastrada diretamente no seu PMS.
ℹ️ Oracle Opera Cloud se conecta de outra forma: o Opera envia ao WeSpeak, em tempo real, as tarifas, os preços, a disponibilidade e as restrições, e o assistente cotiza com esses dados, igual a um Channel Manager (veja WeSpeak Rates para Channel Managers). As reservas do chat são cadastradas direto no Opera.
Como funciona
- É um esquema híbrido: a disponibilidade vem do seu PMS (consultada ao vivo), e os preços você controla no WeSpeak, ou diretamente no seu PMS, usando tarifas externas.
- Quando o hóspede conclui a reserva, o WeSpeak a cadastra no seu PMS com a tarifa e o preço que foram cotados.
Em Tarifas → Integração você vê como a sua propriedade está conectada: o Canal de Integração (o seu PMS), o Tipo de Integração (API PMS) e a explicação Como funciona esta integração?.
O que você precisa para conectar
- Você conecta o seu PMS. Conforme o sistema, você autoriza a conexão pela sua própria conta (o Cloudbeds se conecta em Canais → Integrações, com o botão Conectar) ou o seu provedor entrega as chaves de acesso à API dele e, em alguns sistemas, os códigos das tarifas que você quer vender.
- A equipe do WeSpeak configura a integração e deixa cadastrados os quartos do seu PMS: você os verá em Tarifas → Quartos (lá você pode completar descrições e fotos; os quartos em si vêm do PMS).
- Só depois você cria suas tarifas no WeSpeak. As Tarifas Base e Externas ficam associadas a um código de tarifa do seu PMS, que você escolhe na lista que o WeSpeak traz do seu sistema; as Derivadas são calculadas sobre uma delas. Enquanto a integração não estiver pronta, o botão Nova Tarifa aparece desabilitado e você verá o aviso "Sua integração não é compatível com o WeSpeak Rates".
Os três tipos de tarifa (a Externa é exclusiva do PMS)
| Tipo | O que faz | É editada no WeSpeak? |
|---|---|---|
| Tarifa Externa (recomendada) | Usa os preços já cadastrados no seu PMS | ❌ O preço é editado no PMS (as restrições e políticas, no WeSpeak) |
| Tarifa Base | Você define os preços no WeSpeak | ✅ |
| Tarifa Derivada | Calculada sobre uma Base ou uma Externa (% ou valor) | ✅ |
💡 Recomendação: a Tarifa Externa mantém uma única fonte de verdade (o seu PMS) e evita diferenças de preço entre canais.
Como criar uma Tarifa Externa (passo a passo)
Em Tarifas, clique em Nova Tarifa e escolha Tarifa Externa: "Mapeie uma tarifa do PMS externo e aplique restrições e políticas do WeSpeak Rates." A opção só aparece se a sua integração for API PMS e o WeSpeak tiver conseguido trazer a lista de tarifas do seu PMS.
No seletor Tarifa do PMS, escolha a tarifa a mapear: cada opção mostra o nome, o código e a quantos quartos se aplica, e ao passar o cursor você vê esses quartos pelo nome. As tarifas do PMS que outra tarifa do WeSpeak já usa não aparecem na lista.
Ao escolhê-la, o nome é preenchido sozinho e os quartos compatíveis ficam pré-selecionados; os não compatíveis aparecem desabilitados com o texto "Não compatível com esta tarifa do PMS".
Complete os passos restantes como em qualquer tarifa: Informações Básicas (o código vem fixo do PMS), Vigência, Políticas, Restrições e Resumo, e clique em Criar Tarifa. Não se configura preço base nem moeda: esses dados vêm do PMS em cada consulta.
Na Lista, as externas levam a etiqueta Tarifa Externa em vermelho (a legenda do topo as descreve como "Preços do PMS com restrições do WeSpeak Rates"). No Calendário elas também aparecem em vermelho e, em vez de um preço, cada dia mostra PMS: os preços não são armazenados no WeSpeak, são consultados ao vivo. Sobre uma externa você pode criar tarifas derivadas com desconto ou acréscimo (na Lista, menu ⋯ → Criar tarifa derivada): ao passar o cursor por um dia, o calendário as mostra como "Preço derivado do PMS", calculado em tempo real.
Quais tarifas o hóspede vê
- Se você tem pelo menos uma tarifa ativa no WeSpeak Rates, o assistente oferece apenas as suas tarifas do WeSpeak Rates (base, derivadas e externas). As tarifas do seu PMS que não estejam mapeadas como externas não são exibidas: assim você controla exatamente o que é vendido pelo chat.
- Se não houver nenhuma tarifa ativa no WeSpeak Rates, são exibidas as tarifas originais do PMS tal como vêm.
- Só são oferecidas as tarifas com status Ativa: as que estão como Oculta, Rascunho ou Finalizada não são vendidas.
- As restrições do WeSpeak Rates (estadia mínima, fechado para chegada etc.) se aplicam a todas as tarifas que você oferece.
- A disponibilidade sempre manda: se não há lugar no seu PMS, não haverá disponibilidade mesmo que existam tarifas no WeSpeak Rates.
Para ver exatamente o que o assistente ofereceria, use Tarifas → Testes: escolha datas e hóspedes e clique em Consultar Disponibilidade e Preços (com a opção Incluir tarifas em rascunho você pode testar uma tarifa antes de ativá-la).
Se uma reserva não chegou ao seu PMS
O WeSpeak cadastra cada reserva no seu PMS assim que o hóspede conclui o checkout. Se o seu PMS não a aceitar (por exemplo, por uma queda de conexão ou porque a tarifa não existe mais), o WeSpeak avisa você por e-mail, com o assunto "⚠️ Reserva não registrada no…" e todos os dados do hóspede e da reserva, para que você a cadastre manualmente.
Em Reservas, o detalhe de cada reserva (ícone ⓘ, Ver detalhes da reserva) mostra o campo ID RESERVA NO CANAL / PMS com o status:
- Sincronizada: já tem número de reserva no seu PMS.
- Não sincronizada: está concluída no WeSpeak, mas não tem número no seu PMS. Enquanto houver alguma, acima da lista você verá o aviso "Você tem X reservas não sincronizadas" (com o botão Ver reservas), e essas linhas ficam destacadas em laranja.
- Pendente: a reserva ainda não foi concluída (por exemplo, está aguardando o pagamento).
Para resolver uma reserva não sincronizada:
Cadastre-a manualmente no seu PMS (os dados estão no e-mail de aviso e no detalhe da reserva).
Em Reservas, clique no ícone laranja da linha dela ("Reserva concluída! Sincronizar com PMS") ou, no detalhe, no lápis ao lado de ID RESERVA NO CANAL / PMS.
Em Sincronizar com PMS, digite o número da reserva no seu PMS (ou o link da reserva) em ID de Reserva no PMS ou URL e clique em Sincronizar. A reserva passa a Sincronizada e deixa de contar no aviso.
ℹ️ Sincronizar com PMS não reenvia a reserva: só registra no WeSpeak o número que ela já tem no seu PMS. Por isso, primeiro é preciso cadastrá-la lá. Se uma reserva já vinculada estiver com o número errado, corrija com Editar ID de reserva no PMS.
A considerar
- Se você excluir uma tarifa no seu PMS, a tarifa do WeSpeak associada a esse código deixa de funcionar: avise o seu consultor antes de reestruturar tarifas.
- A disponibilidade não é editada no WeSpeak: é gerenciada no seu PMS.
- Cloudbeds: não aceita um preço diferente do que está cadastrado: registra cada reserva com o preço dele (o valor que o WeSpeak cobrou fica na nota da reserva). Por isso, com o Cloudbeds o ideal é trabalhar com Tarifas Externas. Mais detalhes em Integração com Cloudbeds.
Perguntas frequentes
A disponibilidade que o assistente cotiza está atualizada?
Sim: é consultada no seu PMS no momento de cada cotação. Diferentemente de um Channel Manager, o seu PMS não envia as mudanças ao WeSpeak: cada consulta traz os valores em tempo real.
Quero oferecer pelo chat apenas algumas das tarifas do meu PMS.
Mapeie como Tarifa Externa somente as que você quer vender: o restante das tarifas do PMS não é exibido ao hóspede (desde que você tenha pelo menos uma tarifa ativa no WeSpeak Rates).
Onde vejo a reserva que entrou pelo chat?
No seu PMS, como qualquer outra reserva, com a tarifa correspondente (na maioria dos sistemas, com uma nota do WeSpeak com o detalhe do pagamento). Você também a vê em Reservas, no WeSpeak: no detalhe, ID RESERVA NO CANAL / PMS mostra o número que o seu PMS deu a ela (com o Cloudbeds, é um link que abre a reserva no Cloudbeds).
Posso ter promoções que não existem no meu PMS?
Sim: crie uma Tarifa Derivada sobre uma externa (por exemplo, 10% a menos para quem reserva pelo WhatsApp) ou uma Tarifa Base com preços próprios do WeSpeak, associada a um código do seu PMS. O assistente a cotiza com o preço calculado pelo WeSpeak e a reserva entra no seu PMS com esse valor, exceto no Cloudbeds, que a registra com o preço dele.
Estou migrando para o Cloudbeds, o que preciso fazer?
O WeSpeak é parceiro do Cloudbeds e a conexão é direta: o seu consultor habilita a integração e em Canais → Integrações aparece o card do Cloudbeds com o botão Conectar; você autoriza com a sua conta e pronto. Se você tem várias propriedades, conecte cada uma com um usuário do Cloudbeds que tenha acesso apenas a esse hotel, e garanta que o nome do hotel no Cloudbeds coincida exatamente com o da propriedade no WeSpeak. O mapeamento de quartos é feito pela equipe técnica (o Cloudbeds não configura nada do lado dele; é normal que digam isso a você). O passo a passo está em Integração com Cloudbeds.
Uso o Mini Hotel ou outro sistema, o que vão me pedir?
O habitual: as chaves de acesso à API do seu sistema e, em alguns casos (como o Mini Hotel), os códigos das tarifas que você quer vender. O seu consultor passa a lista exata para o seu sistema. Lembre que o WeSpeak Rates só funciona com sistemas que permitem cadastrar a reserva: se o seu sistema só se conecta lendo o seu motor de reservas, em Tarifas você verá o aviso "Sua integração não é compatível com o WeSpeak Rates" e não poderá criar tarifas.
Migrei outra propriedade para o mesmo sistema, repetimos o processo?
Sim: cada propriedade se conecta e se mapeia igual à primeira; tendo feito uma vez, a segunda sai muito mais rápido.