WeSpeak Payments

O WeSpeak Payments permite que você cobre a reserva do hóspede diretamente pelo chat: o hóspede cotiza, recebe um link de pagamento, paga com o método que preferir e sua reserva fica confirmada — tudo dentro da conversa, sem mandá-lo para outra página.

Neste artigo

• Como funciona
• Como se gera um link de pagamento
• Sua página de reservas (checkout)
• Políticas de pagamento
• O sinal ou depósito
• Meios de pagamento
• Moedas e conversão
• A seção Reservas
• Status de reserva e de pagamento
• Sincronização com o seu PMS
• Cashback TravelCash
• Perguntas frequentes

Como funciona

1. O hóspede consulta pelo WhatsApp e o assistente confirma disponibilidade e preço.
2. O hóspede recebe um link de reserva e pagamento.
3. Paga com o método que escolher.
4. Com o pagamento confirmado, a reserva se cria sozinha no seu sistema (Channel Manager ou PMS) ou fica registrada na seção Reservas do WeSpeak.

Como se gera um link de pagamento

• Automático: quando o hóspede avança com a reserva, o assistente monta e envia o link com os seus métodos de pagamento configurados.
• Manual (pelo chat): sua equipe usa o botão $ da caixa de escrita ("Gerar cotação para o cliente"), que abre o cotizador em 3 passos — datas e ocupação → quarto e tarifa (ative o interruptor "Gerar link de pagamento") → prévia da mensagem, que você pode ajustar com Editar mensagem antes de Enviar mensagem, Carregar no e-mail ou Copiar link de pagamento.

Detalhes úteis do cotizador manual:

1. Admite até 5 quartos por cotação, com até 10 adultos e 10 menores por quarto (idades de 1 a 17 anos).
2. A opção "Incluir tarifas com códigos promocionais" permite cotizar tarifas que o hóspede normalmente só veria com código.
3. Você pode escolher o hotel (se tiver vários) e a moeda da cotação.
4. As datas não podem ser anteriores a hoje, e a saída deve ser posterior à entrada — o cotizador valida isso antes de consultar a disponibilidade.

ℹ️ Se o interruptor "Gerar link de pagamento" aparecer desabilitado no seu cotizador, a função ainda não está habilitada na sua conta: entre em contato com o suporte para ativá-la.

ℹ️ O link revalida disponibilidade e preço quando o hóspede clica em Reservar: se algo mudou, avisa que ele deve pedir um novo. Com plataformas automáticas (Mercado Pago, Stripe), o link expira em 12 minutos; com métodos manuais (transferência, pagamento no hotel), não expira.

Sua página de reservas (checkout)

Configura-se em Conhecimento → Preço e disponibilidade → Configuração de página de reservas e meio de pagamento. Se você tem várias propriedades, cada uma se configura separadamente. Você verá uma prévia ao vivo do que o hóspede vê, e 4 abas:

A regra é sempre: primeiro conectar o meio de pagamento, depois habilitá-lo no checkout.

Políticas de pagamento

Você define como cobra cada reserva:

• Pagamento antecipado 100% — cobrança total ao reservar.
• Pagamento parcial — uma porcentagem agora e o restante no hotel (por ex. 70/30).
• Cartão como garantia — apenas guarda os dados do cartão, sem cobrança imediata.
• Personalizada — a combinação que você montar.

Se você usa o WeSpeak Rates, cada tarifa pode ter sua própria política: por exemplo, a "Não Reembolsável" cobra 100% e a "Flexível" só pede o cartão como garantia. Para cada política você pode personalizar o título e a descrição que o hóspede vê, quais métodos de pagamento são exibidos e seu próprio depósito — e as mudanças são salvas automaticamente, sem botão de salvar.

ℹ️ Se uma política de pagamento não tem sua própria configuração de checkout, usa-se a configuração padrão da aba Checkout.

O sinal ou depósito

Na aba Checkout, a pergunta "Qual valor você quer cobrar dos hóspedes como depósito?" define quanto se cobra ao reservar:

Além disso, você pode ativar "Incluir impostos e taxas específicos ao depósito": a porcentagem é calculada sobre o preço com impostos. Exemplo: com um depósito de 30% e uma tarifa de $100 + 10% de imposto ($110 total), o hóspede paga $33 em vez de $30.

Meios de pagamento

A regra geral: antes de habilitar um método na aba Checkout, primeiro deve existir a conexão dele. Para transferência, link de pagamento externo e pagamento no hotel, você também deve carregar as instruções que o hóspede verá antes de poder ativá-los.

Moedas e conversão

1. A cobrança é sempre feita na moeda da sua plataforma. Se o hóspede consulta em outra moeda, ele vê uma conversão estimada, mas paga na sua moeda.
2. Quando houve conversão, o detalhe da reserva o mostra explicitamente: "Conversão de Moeda Aplicada", com a moeda em que foi cotizada e a taxa de câmbio utilizada.
3. Os pagamentos que você registrar manualmente (Adicionar Pagamento) são lançados na moeda de pagamento do hóspede, não na do motor de reservas.

A seção Reservas

Reservas (no menu principal) é onde você acompanha cada transação. Se você administra várias propriedades, o filtro Complexo permite ver uma só ou todas.

Buscar e filtrar: você pode buscar pelo ID da reserva e filtrar por Nome do Hóspede, Status de Pagamento, Status de Reserva, Método de Pagamento, Status de Sincronização PMS (Não sincronizadas / Sincronizadas / Pendentes), Criada por (qual usuário ou o Assistente IA), datas de criação, check-in e check-out, e faixa de preço total.

Exportar: o botão Baixar gera um Excel com as reservas filtradas — inclui ID, data e hora de criação, quem a criou, status, canal, hóspede (nome, e-mail, telefone, país), datas, noites, quartos e tarifas, ocupação, moeda, preço total, depósito, valor pago e a pagar, método de pagamento e ID de conversa.

Ações sobre cada reserva:

A partir do detalhe você também pode gerenciar a cobrança:

1. Adicionar Pagamento — registra um pagamento parcial (por exemplo, o saldo que o hóspede pagou na recepção). Você vê o total, o já pago e o que falta; se o pagamento completar o total, você pode marcar a reserva como concluída no mesmo passo.
2. Marcar como paga — deixa o valor pago igual ao total, o "a pagar" em $0 e a reserva como concluída.
3. Cancelar Reserva — cancela a reserva (com confirmação; a ação não pode ser desfeita).
4. Editar Reserva — modifica cliente, datas, quartos ou serviços; as mudanças se sincronizam com o canal.

💡 Com o botão Criar Reserva você pode registrar uma reserva manual sem passar por um link de pagamento — útil para reservas feitas por telefone ou no balcão. Você escolhe propriedade, datas, quartos e tarifa, cadastra os dados do hóspede e o método (dinheiro, transferência ou cartão).

Status de reserva e de pagamento

Cada reserva tem dois status independentes. O Status de Reserva mede se a reserva se concretizou; o Status de Pagamento mede se o dinheiro já foi cobrado. Por isso uma reserva pode estar Confirmada com o pagamento ainda Pendente (por exemplo, uma transferência que a sua equipe ainda não validou).

Sincronização com o seu PMS

Quando uma reserva está concluída no WeSpeak mas não registrada no seu PMS (por uma queda de conexão, por exemplo), a seção Reservas avisa com um banner: "Você tem N reservas não sincronizadas" — convém resolver o quanto antes para evitar overbooking. Você tem dois caminhos:

1. Sincronizar — tenta novamente o envio automático ao seu sistema.
2. Cadastrá-la manualmente — você cria a reserva no seu PMS e depois, no WeSpeak, insere o ID ou URL dela para marcá-la como sincronizada. Esse ID fica visível no detalhe ("ID Reserva no Canal / PMS") e você pode editá-lo depois.

Cashback TravelCash

Se a sua conta tem a promoção TravelCash ativa, cada hóspede que paga sua reserva pelo WeSpeak Payments recebe 2% de cashback em créditos de viagem. O essencial:

1. São créditos de viagem, não dinheiro: o hóspede os usa na plataforma da TravelCash para futuras reservas; não são transferidos para uma conta bancária.
2. Para você não custa nada: você recebe 100% da sua tarifa.
3. São entregues no dia do checkout, não no dia do pagamento: o hóspede recebe um e-mail da TravelCash ao terminar sua estadia, no idioma da sua reserva (espanhol, inglês ou português).
4. A conta é criada automaticamente com o e-mail da reserva — o hóspede não se cadastra antes: ele entra em travelcash.me com esse mesmo e-mail e encontra seus créditos.
5. Aplica-se a todos os métodos de pagamento que passam pelo WeSpeak Payments (cartão, Mercado Pago, PayPal, transferência validada, inclusive dinheiro registrado no sistema). As reservas de OTAs (Booking, Expedia…) não geram cashback.
6. A taxa de 2% é fixa — por enquanto não pode ser alterada por propriedade.

Durante a reserva o hóspede vê isso com clareza: um banner no link de pagamento ("Esta reserva soma 2% de cashback com a TravelCash") e um quadro na tela de confirmação explicando quando ele o receberá.

ℹ️ Com a promo ativa, o assistente responde sozinho as dúvidas do hóspede sobre o cashback (quando chega, se é dinheiro ou créditos, etc.) e encaminha as consultas operacionais para soporte@travelcash.me. Se o hóspede não encontrar o e-mail dos seus créditos, que verifique Spam / Promoções e depois escreva para esse endereço.

Perguntas frequentes

Como faço um reembolso?
Diretamente pelo painel da sua plataforma (Stripe, Mercado Pago, etc.) — não pelo WeSpeak, por causa das regulamentações de cada plataforma.

O hóspede pagou por transferência, por que o pagamento aparece como pendente?
As transferências exigem que a sua equipe confirme manualmente que o dinheiro chegou. Quando você verificar, registre pelo detalhe da reserva com Adicionar Pagamento ou Marcar como paga.

O que acontece se o pagamento falhar?
A reserva fica como "Falhou", o sistema tenta novamente até 3 vezes e avisa o hóspede. Você também recebe o aviso por e-mail e o vê na seção Reservas.

Posso registrar uma reserva que fiz por telefone ou no balcão?
Sim — use o botão Criar Reserva da seção Reservas: ela é criada diretamente, sem passar por um link de pagamento.

O hóspede pode pagar uma parte agora e o restante depois?
Sim, com uma política de pagamento parcial (ou um sinal). O detalhe da reserva sempre mostra Total, Depósito, Pago e A Pagar, e cada cobrança adicional você registra com Adicionar Pagamento.

O e-mail de confirmação chega duas vezes ao hóspede.
Provavelmente o seu PMS já envia o próprio e-mail de confirmação. Nesse caso, desative "Enviar e-mail de confirmação pelo WeSpeak" na aba Notificações para evitar a duplicidade.

O que é o cashback TravelCash que o hóspede vê?
Se a sua conta o tiver ativo, o hóspede que paga pelo WeSpeak Payments recebe 2% em créditos de viagem (não dinheiro) no dia do seu checkout, por e-mail. Para você não custa nada: você recebe 100% da sua tarifa. Mais detalhes na seção Cashback TravelCash deste guia.

Um hóspede diz que não recebeu o cashback.
Primeiro verifique a data: é emitido no dia do checkout, não no do pagamento. Se já passou, que verifique Spam / Promoções; se continuar sem aparecer, que escreva para soporte@travelcash.me com o e-mail que usou na reserva.

Como ativo o WeSpeak Payments?
Pelo botão "Ativar WeSpeak Payments" na seção Payments do Dashboard, ou pedindo ao seu consultor: a função é habilitada e é agendada uma breve reunião para conectar a sua plataforma e configurar o checkout.

Ativei o Payments, mas o assistente continua mandando para o motor de reservas.
Duas coisas a revisar em Conhecimento → Preço e Disponibilidade: que o modo de reserva seja WeSpeak Payments (link de pagamento), e que haja ao menos uma conexão de pagamento ativa na configuração da página de reservas — sem plataforma conectada, o assistente encaminha ao motor.

Posso ativar o link de pagamento para um único hotel do meu grupo?
O processo de reserva com link de pagamento é ativado para todos os hotéis do grupo cadastrados — não por propriedade. O que é individual: cada propriedade configura sua página de reservas e seus meios de pagamento.

O hóspede não consegue pagar com o cartão dele (ex. American Express) ou o link não abre.
Os meios disponíveis dependem da sua plataforma (quais cartões a sua conta do Stripe/Mercado Pago aceita). Lembre-se também de que o link expira em 12 minutos com plataformas automáticas — pode ter expirado: gere um novo. Se o problema persistir, reporte com o número do contato.

Ao conectar o Stripe aparecem opções que não sei se devo ativar.
A conexão é feita em Conexões → Nova Conexão, colando as credenciais da sua conta. Se você tiver dúvida sobre alguma opção do painel do Stripe, faça junto ao seu consultor na reunião de configuração — faz parte da implantação.