A implementação da WeSpeak está incluída no seu plano, sem custo à parte, e quem a faz é a nossa equipe: levantamos as informações do seu hotel, montamos o assistente, integramos seu motor de reservas e mostramos tudo funcionando para que você aprove. Do seu lado há poucas coisas, mas importantes. Este guia conta o caminho completo, etapa por etapa.
Em resumo
| Pergunta | Resposta curta |
|---|---|
| Quando começa? | Com o pagamento confirmado. A partir desse momento o sistema atribui seu Account Manager. |
| Quem faz? | Nossa equipe monta e configura o assistente. Seu Account Manager conduz o processo e é seu único ponto de contato. |
| Quanto tempo leva? | As etapas que dependem de nós são concluídas em cerca de uma semana útil. A conexão do WhatsApp é feita pelo seu hotel, com o nosso acompanhamento, e define quando você entra no ar. |
| O que pode atrasar? | Quase sempre, dois motivos do lado do hotel: a conta da Meta e a documentação da sua empresa não estarem em ordem na hora de conectar o WhatsApp, ou as pessoas responsáveis pelo onboarding reagendarem as sessões ou não concluírem a tempo as tarefas que pedimos (por exemplo, fazer os testes do assistente ou revisar a documentação que enviamos). Para evitar isso, vale preparar a conta da Meta desde o primeiro dia. |
| O que precisamos de você? | Nome, idioma e tom do assistente; as credenciais do seu motor de reservas; sua aprovação na sessão de validação; e uma conta de Meta Business pronta para conectar o WhatsApp. |
| Tem custo? | Não. A colocação em funcionamento e as três reuniões da implementação vêm com o seu plano. |
A passagem de Vendas para Operações
Seu primeiro contato com a WeSpeak foi seu executivo comercial. Quando o pagamento é confirmado, fazemos uma passagem oficial para Operações em uma reunião breve, de uns 15 minutos, conduzida pelo seu executivo comercial:
- Ele apresenta a você seu Account Manager, a pessoa responsável pela sua conta a partir desse dia e durante toda a relação.
- Revisa com os dois o que foi combinado na venda: quem é seu hotel e o que precisa resolver, seu stack (PMS, motor de reservas e channel manager), o plano e o escopo contratados e os contatos da sua equipe.
- Seu Account Manager recebe esse contexto completo e assume sua conta. Você não precisa contar nada de novo.
Nessa reunião não configuramos nada nem pedimos formulários. O pouco que faltar, como as credenciais do seu motor de reservas, seu Account Manager pede em uma ligação.
💡 Por trás do seu Account Manager há um especialista técnico que monta seu assistente e integra seu motor de reservas. Você não precisa falar com ele: tudo entra e sai pelo seu Account Manager. Mais sobre como acompanhamos você em Suporte da WeSpeak.
O caminho, etapa por etapa
D+0 é o dia da reunião de passagem e os dias são úteis. As três primeiras etapas fazemos nós; a quarta é realizada pela sua equipe, com o nosso acompanhamento.
| Etapa | Quando | O que acontece | Do seu lado |
|---|---|---|---|
| 1. Apresentação | D+0 | Reunião de passagem: você conhece seu Account Manager e revisamos o que foi combinado. | 15 minutos de agenda. |
| 2. Montagem do seu assistente | D+2 | Levantamos seu site e as informações do seu hotel, criamos o assistente na plataforma, carregamos quartos, serviços, horários, preços e políticas, e conectamos seu motor de reservas. | Nome, idioma e tom do assistente, e as credenciais do motor. |
| 3. Validação e training | D+6 | Mostramos o assistente configurado em uma sessão gravada, fazemos um tour pela plataforma e explicamos como testar e configurar o seu assistente. É a primeira das três reuniões da sua implementação. | Uma sessão e sua aprovação do conteúdo. |
| 4. Conexão do WhatsApp | Depende do seu hotel | Você prepara sua conta da Meta e conecta o número seguindo nossas instruções e vídeos: dá para fazer 100% por conta própria. Se no final precisar, marcamos uma reunião de apoio. A conexão é sempre pela API oficial. | Uma conta de Meta Business com portfólio comercial e método de pagamento cadastrado, e uma pessoa com permissões para fazer a conexão. |
| 5. Seu assistente atende | No ar | Seu assistente começa a atender seus hóspedes. Seu Account Manager faz o acompanhamento. | Monitoramento e sugestão de melhorias. |
Etapa 1 · Apresentação (D+0)
A reunião de passagem descrita acima. No dia seguinte, seu Account Manager liga para se apresentar como seu ponto de contato e contar como o processo continua.
Etapa 2 · Montagem do seu assistente (D+2)
Seu assistente montamos juntos: nós fazemos o trabalho de levantar e carregar; você confirma o que só o seu hotel sabe.
| Nós fazemos | Do seu lado |
|---|---|
| Levantamos seu site e as informações públicas do seu hotel, no idioma do seu mercado (espanhol, inglês ou português). | Partimos do que você já nos entregou na venda. |
| Carregamos quartos, serviços, horários, preços e políticas em Conhecimento. | Você confirma o nome, o idioma e o tom do seu assistente: como atende hoje e como quer que ele soe. |
| Criamos seu assistente na plataforma e integramos seu motor de reservas para que cote com disponibilidade e preços reais. | Você nos passa as credenciais do seu motor de reservas (usuário, API key ou código do hotel, conforme o sistema). |
| Revisamos toda a configuração antes de mostrar: testamos cotações para diferentes datas e tipos de quarto, verificamos moeda e impostos e configuramos quando o assistente encaminha para uma pessoa. | Quando está pronto, vocês revisam juntos na sessão de validação. |
ℹ️ O que não é carregado não pode ser respondido. Se seu hotel tem políticas que variam por temporada, serviços com custo ou condições especiais (pets, menores, early check-in), conte ao seu Account Manager nesta etapa: cada dado que faltar é uma pergunta que o assistente vai encaminhar para a sua equipe.
Etapa 3 · Validação e training (D+6)
É a primeira das três reuniões incluídas na sua implementação: a de configuração e treinamento. Em uma videochamada gravada, seu Account Manager mostra o assistente configurado: como responde, como cota e como reserva. Testamos juntos ao vivo com alguns casos; não é preciso revisar tudo na sessão, porque depois sua equipe testa no seu ritmo.
Depois da sessão, pedimos que sua equipe faça os próprios testes no chat de teste da seção Conhecimento: uma cotação simples, uma consulta com datas e quantidade de pessoas, uma pergunta de informação geral, algo que não esteja carregado (deve encaminhar, não inventar) e, se a integração estiver ativa, uma reserva completa. Qualquer erro, reporte ao seu Account Manager e ajustamos.
As outras duas reuniões são para depois: uma de treinamento, para aprofundar no uso da plataforma, e uma para dúvidas ou ajuda com a conexão do WhatsApp, se você precisar. Entre uma e outra, seguimos em contato por e-mail, telefone e WhatsApp.
💡 Que toda a sua equipe participe. Inclua em cada reunião todas as pessoas que vão usar a WeSpeak: não repetimos uma mesma reunião para grupos diferentes (por exemplo, metade da equipe em uma e a outra metade em outra). Se alguém entrar mais tarde, a capacitação dessa pessoa é contratada como Horas de serviço.
Etapa 4 · Conexão do WhatsApp (feita pela sua equipe)
É a única etapa realizada pelo seu hotel, porque o número e a conta da Meta são seus. Vai pela API oficial da Meta, não por código QR: não cai nem depende de um telefone ligado. Dá para fazer 100% por conta própria, sem precisar da nossa ajuda: enviamos por e-mail instruções e vídeos passo a passo, no seu idioma.
A ordem é esta:
- Primeiro, prepare sua conta da Meta. Uma conta de Meta Business com portfólio comercial e método de pagamento cadastrado, e um número sem WhatsApp ativo (nem pessoal nem Business), ou a migração do seu número atual.
- Depois, conecte o número seguindo as instruções. Quem faz é uma pessoa com permissões de administrador na Meta.
- Por último, só se precisar, uma reunião. Se você travar em algum passo, marcamos uma reunião curta e ajudamos a terminar a configuração. Para isso existe a terceira reunião da sua implementação, a de dúvidas ou ajuda com a conexão, sem custo à parte.
Enquanto isso, acompanhamos você nas dúvidas pontuais por WhatsApp e fazemos acompanhamento a cada 48 horas até você ficar conectado. Responder a esse acompanhamento evita atrasos na entrada no ar.
Os guias desta central de ajuda servem de referência: WhatsApp, Como verificar seu negócio na Meta, Como cadastrar o método de pagamento na Meta e Custos do WhatsApp (Meta).
⚠️ Se não conseguirmos falar com você. Se depois de três tentativas de contato e do e-mail com as instruções a conexão não avançar, escalamos por e-mail para quem contratou a assinatura. Sua conta segue ativa e o acompanhamento continua, mas lembre que o plano corre desde o pagamento: quanto antes conectar, antes você vê valor.
Etapa 5 · Seu assistente atende
Com o WhatsApp conectado, seu assistente começa a atender seus hóspedes e sua implementação fica concluída. Em Chats você vê as conversas ao vivo e pode intervir quando quiser; o assistente pausa nessa conversa para não atropelar o atendimento humano.
Depois da implementação: acompanhamento
O onboarding não termina quando você entra no ar. Seu Account Manager continua sendo seu ponto de contato para revisar o funcionamento, recolher seu feedback e resolver atritos, e seu executivo comercial entra em contato durante o primeiro mês para saber como foi o processo.
Para qualquer dúvida, você tem o suporte habitual: WhatsApp, e-mail, videochamada e telefone, nos horários de Suporte da WeSpeak.
O que inclui e o que não inclui
| Incluído na sua implementação | Não incluído |
|---|---|
| A colocação completa do assistente em funcionamento: levantamento, carga de conhecimento, configuração de tom e idioma, integração do motor de reservas. | Capacitações aprofundadas depois da implementação: contratam-se como Horas de serviço, em blocos de 2 horas. |
| Três reuniões: configuração e treinamento, treinamento, e dúvidas ou ajuda com a conexão. | Os custos de terceiros, como as cobranças da Meta pelas conversas do WhatsApp. |
| As instruções e o acompanhamento para configurar a Meta e conectar o WhatsApp. Se você precisar de uma reunião de apoio, ela é a terceira das suas reuniões de implementação. | Integrações com sistemas que hoje não suportamos: são avaliadas como solicitação à Tecnologia, com seus próprios prazos. |
| O acompanhamento posterior do seu Account Manager. | A colocação em funcionamento do WeSpeak Payments, que tem seu próprio pacote de onboarding (veja Tipos de consumo). |
Perguntas frequentes
Eu preciso carregar as informações do hotel?
Não. Nós levantamos e carregamos a partir do seu site e do que você nos entregou na venda. Você confirma o que só o seu hotel sabe e valida o resultado na sessão de training.
Posso continuar usando meu número atual de WhatsApp?
Sim, ele é migrado para a API oficial da Meta e você mantém o número. O que não pode coexistir é a conexão por QR com a API: é uma ou outra, e na WeSpeak a conexão é sempre pela API.
E se meu motor de reservas ou PMS não estiver integrado?
Seu Account Manager encaminha como solicitação à Tecnologia. Uma integração nova pode levar de uma semana a vários meses conforme o sistema, e nas integrações via API o prazo começa quando o fornecedor nos libera o acesso. Enquanto isso, o assistente pode atender e informar sem cotar em tempo real.
Quando o plano e a garantia começam a contar?
O plano corre desde o pagamento confirmado. Se você contratou um plano anual com a Garantia de devolução, seus 30 dias contam a partir da reunião de passagem. A permanência mínima de 3 meses conta desde o início da implementação.
E se eu precisar de mais de três reuniões?
As três reuniões da implementação vêm com o seu plano; a partir da quarta, as capacitações são contratadas como Horas de serviço. As dúvidas pontuais nunca consomem horas.
Posso ativar outros canais durante o onboarding?
Sim. Instagram, Facebook Messenger, TikTok, E-mail e o Chat Web são conectados em Canais quando você quiser; seu Account Manager orienta. O WhatsApp é o canal principal e por isso é o que acompanhamos na implementação.